Office 2007 musíte zažít

IMG Otvírák
Poslední skutečně převratná verze kancelářského balíku Office přišla před šesti lety. Dvoutisícovky přidaly oproti verzi 97 spoustu nových funkcí a změnily formát pro ukládání dat, takže staré Officy nové soubory bohužel neotevřely. Další verze – XP a 2003 – přinesly spíše kosmetické změny a novinky, kvůli kterým nebylo třeba upgradovat. Office 2007 jsou ale skutečně převratem, přináší nejen výraznou změnu vzhledu, ale řadu nových funkcí a vylepšení.
Na první pohled viditelnou změnou je styl ovládání základních aplikací Office 2007. Doposud používané složité nabídky jsou tytam, základním prvkem se stává Ribbon, česky tzv. Pás karet. Většina uživatelů bude mít s tímto stylem ovládání zezačátku potíž, po chvíli tápání však dezorientace mizí a Pás karet jednoznačně vede ruce, ulehčuje práci a šetří čas.

Textový procesor Word 2007
Novinkou u aplikace Word (ale také Excel a PowerPoint) je změna souborového formátu. Ačkoli je stále možné pracovat se starým DOC souborem, implicitně nastaveným je nový (a lepší) XML formát. Přípony jsou doplněny o „x“, tedy DOCX apod. Aplikace Office již také standardně pracují s formátem PDF. Zde si ale dovolím jednu drobnou poznámku: v průběhu vylepšování programu se mění i formát DOCX, resp. XLSX. Pokud máte starou betu 2 před technickým updatem (lze najít na DVD z minulého vydání), nově vytvořené soubory neotevřete. Je to zkrátka daň za používání nehotového produktu.
Nově vyvinutý Pás karet obsahuje na sedmi kartách veškeré staré, ale i nově upravené funkce. Je tedy jedinou vstupní branou ke změnám, editaci a nastavení buď dokumentu, nebo celé aplikace. Jednotlivé karty logicky sdružují funkce, které se týkají činností, které jsou si v základu podobné. Toto řešení je pohodlnější než staré klasické nabídky, máte vše daleko blíže po ruce. Jednotlivé pásy karet jsme popsali v Extra příloze v minulém vydání.

Karta Home obsahuje všechny nástroje, které se týkají nastavení písem, šablon, odstavců, vyhledávání textu a jeho nahrazování. Každá z karet má několik skupin, které je možné pomocí malé šipky (vždy u skupiny vpavo dole) rozvinout. Pro představu: Karta Home obsahuje pět skupin (Clipboard – práce se schránkou, Font – nastavení písma, Paragraph – práce s odstavci, Styles – styly nadpisů a úrovní textu, Editing – vyhledávání a pokročilé nahrazování textu).

Karty aplikace Word
Pás karet Wordu tedy obsahuje sedm karet. Další v řadě po kartě Home je karta Insert, která nese nástroje pro úpravu vzhledu stránky, práci s tabulkami, vkládání ilustrační grafiky, fotografií, grafů a vývojových diagramů, dále nástroje pro práci s hypertextovými odkazy, nastavení záhlaví, zápatí a číslování stran v dokumentu a další.
Karta Page Layout nabízí nástroje pro vyladění vzhledu celé stránky a dokumentu. Dříve těžko přístupná volba pro změnu orientace listu papíru se z menu přesunula sem – je tak dostupná na dvě kliknutí myši. Stejně tak lze z této stránky pohodlně určit rozměry listu, nastavit okraje, počet sloupců, rozdělování slov, odsazení textů od kraje a mezery mezi odstavci.
Karta References vám nabídne užitečné funkce vhodné pro psaní dlouhých textů. Jedná se o práci s odkazy, citacemi, poznámkami pod čarou, obsah a rejstřík.
Mailings obsahuje nástroje pro hromadnou korespondenci, tedy vytváření více verzí jednoho dokumentu (například dopis s více adresáty). Dále se na této kartě nastavují volby pro tisk obálek a adresních štítků.
Předposlední karta Review obsahuje nástroje pro finalizaci dokumentu – kontrolu pravopisu, slovník synonym a překladový slovník. Z této záložky lze také do dokumentu vkládat štítky – komentáře, sledovat změny v dokumentu, procházet je a samozřejmě je schvalovat či odmítat. Karta obsahuje také nástroje pro porovnání dvou dokumentů a ochranu dokumentu.
Nástroji v poslední kartě View lze určit rozvržení dokumentu, zobrazení pravítka, náhledů, detailně nastavit přiblížení (Zoom) a zapnout zobrazování více oken. V této kartě je umístěn také nástroj pro práci s makry.
Novinkou, patrnou pro uživatele na první pohled je také jiná základní sada fontů, která byla vytvořena speciálně pro Office 2007 a Windows Vista. Uživatelé tak nyní standardně nepíší fontem Times New Roman jako doposud, ale zcela novým fontem Calibri. Ten se svým autorům docela povedl a řada uživatelů, kteří novou verzi Office testovali, si jej velice rychle oblíbili. Novým fontem je také tzv. Cambria, která se po standardní instalaci používá pro nadpisy.

Zobrazení obou fontů lze samozřejmě změnit a nespokojený uživatel se snadno může vrátit k osvědčeným písmem Times New Roman a Arial. Výhodou nových fontů je však také to, že jsou optimalizovány pro technologii vyhlazování písma. Ta je v nových Office 2007 standardně zapnuta a je pravda, že dlouhé psaní při zapnutí této technologie je pro oči šetrnější.

Tabulkový procesor Excel 2007
Výraznými změnami prošel také tabulkový procesor Excel 2007. Ten je nyní, podobně jako aplikace Word, založen na Pásech karet. Jejich počet zůstal stejný (7), nezměnily se dokonce názvy ani prvních třech (Home, Insert, Page Layout), i když jejich obsah je samozřejmě uzpůsoben jinému typu programu.
Na kartě Home vedle voleb pro nastavení písma nalezneme funkce pro zarovnání textu v buňce. Text lze zarovnávat jak vertikálně, tak také horizontálně. Tato možnost byla dříve přístupná pouze z menu a její přesun na lépe dostupné místo je vnímám jednoznačně pozitivně. Z nabídek na kartě Home lze dále nastavit typ buňky, vytvořit tabulky a tzv. Conditional Formatting. Všechny tyto funkce (stejně jako volby pro nastavení písma) jsou vybaveny funkcí pro rychlý náhled. Po označení buněk ze kterých chcete vytvořit hezkou tabulku, klepnete myší na ikonku nástroje pro vytvoření tabulky – zobrazí se několik desítek barevných variant, jak by tabulka mohla vypadat. Přejížděním myši (není potřeba klikat) se tabulka ve stránce mění podle toho, jaký vzor je aktuálně pod kurzorem.

Prezentační program Powerpoint 2007
Aplikace Powerpoint není v domácnostech využívána právě nejčastěji, ale právě jí nové možnosti, zejména funkce rychlého náhledu, prospěly snad nejvíc. Díky předpřipraveným stylům je možné vytvářet efektní prezentace ještě rychleji než tomu bylo doposud. Podobně jako Word a Excel, i Powerpoint je aplikace, jejíž rozhraní je nyní založeno na Pásu karet.

Těšíme se
Jednou z velkých deviz Office 2007 je právě možnost vybírat z předpřipravených vzorů a stylů – ať už se jedná o tabulky nebo text. Uživatel tak snadněji může vytvořit líbivé dokumenty. Pokud ale sází na vlastní vkus, může stále plně ovlivňovat výsledný vzhled dokumentu.
Přestože Pás karet může na první pohled působit jako „jen přeskupené ikonky“, není tomu tak. Po prvním sžití se s novým ovládáním zjistíte, že je velmi intuitivní a jen těžko byste si zvykali na staré rozhraní z Office 2003 a starších verzí. Důležité je, že nové rozhraní zpřístupňuje volby, které byly dříve schovány hluboko ve struktuře menu. Nyní jsou dostupné na dvě kliknutí myši.
Vedle již zmíněných aplikací využívá Pás karet také databázový nástroj Access 2007. Naopak uživatelské rozhraní v Outlooku zůstalo u starého konceptu. To je pochopitelné, protože funkcí v tomto programu není tolik, aby použití Pásu karet přineslo kýžený efekt.
Přes výrazné použití grafiky v novém ovládacím rozhraní zůstávají aplikace až překvapivě skromné, co se týká systémových nároků. Aplikace Word s prázdným dokumentem z poslední verze Beta 2 Technical Refresh, která se objevila v září tohoto roku, zabere v paměti zhruba 17,5 MB.

Conditional Formatting
Jedna z dalších novinek v nové verzi tabulkového procesoru. Po označení sloupce s čísly se přímo v jednotlivých buňkách zobrazí sloupcové grafy, které dají rychlou představu o obsahu buňky – řádek s nejvyšší a nejnižší hodnotou. Typ zobrazení není omezen pouze na sloupcové grafy, ale i na grafické symboly. V takovém případě je zobrazení podmíněno výskytem daného typu obsahu v konkrétní buňce. Vytvářet lze ještě složitější logické podmínky – například podbarvení obsahu buňky pokud hodnota přesahuje určitou hranici a podobně.

Nový souborový formát Office 2007
Při ukládání dat v nových Office je využito kompresního algoritmu Zip, čímž je zaručena podstatně menší velikost souborů. Velikosti dokumentů Office 2007 jsou v průměru o 70 % menší než u starých Office 2003. Znamená to tedy, že pokud v budoucnosti převedete všechny vaše soubory do nového formátu, ušetříte více než dvě třetiny z původního obsazeného místa na disku.

Co je lepší v Office 2007
Menší velikosti souborů
Protože nové formáty umožňují podstatně menší velikosti souborů než stávající formáty Office 2003, docílí se jejich použitím značné úspory médií na uchovávání dat, což se projeví snížením nákladů zákazníků. Menší velikost souborů se také projeví menší velikostí příloh zpráv elektronické pošty či souborů ke stažení, takže datová spojení budou méně zatěžována a zákazníci mohou očekávat další snížení nákladů. Menší velikosti souborů bylo dosaženo kombinací standardní kompresní technologie ZIP, která automaticky komprimuje každý komponent v souboru a sníženou potřebou redundandních dat ve formátu XML.
Lepší obnova dat
Rozšířené možnosti obnovy dat u nových formátů zahrnují možnost otevřít a použít neporušené části souboru tam, kde je poškozena pouze jedna komponenta, například graf nebo obrázek. K tomu může dojít například u oříznutých příloh elektronické pošty nebo při fyzickém poškození paměťového média. Formáty Microsoft Office Open XML jsou navíc vybaveny technologií detekce poškození a pokusu o opravu poškozených souborů v okamžiku, kdy se uživatel pokusí takový soubor otevřít. Tato možnost je založena na struktuře nových formátů, kde jsou uložená data segmentována na diskrétní komponenty, které je možné prohlížet, udržovat a spravovat nezávisle.
Zvýšená bezpečnost
Nová struktura souborů také zvyšuje bezpečnost. Soubory s potenciálně nebezpečným obsahem lze totiž snáze identifikovat a zneškodnit. Rovněž lze ze souborů snadno odstranit osobní údaje a důvěrný obsah (například poznámky) ještě předtím, než jsou takové soubory odeslány mimo vnitřní síť.