Projektové řízení aneb od čistého papíru k ERP modulu

Jedná se skutečně o nástroj hodný zpracování jako část celého podnikového řešení nebo pojem představuje spíše módní trend, z něhož se vývojáři ERP řešení snaží těžit?

Čistý papír
Během předloňského a loňského roku jsem se podílel na vedení projektu v IT. Cílem projektu bylo připravit do veletrhu nový produkt. Proto jsem zahájil přípravu podkladů o cílech projektu a mimo jiné jsem začal plánovat organizaci celého vývojového týmu (s pomocí metod CPM a PERT v podobě, v jaké jsem je stačil teoreticky poznat) – počty analytiků, programátorů, testerů a dalších rolí v týmu, jež měli na projektu participovat. Pro vlastní úspěch celého projektu bylo jasné, že vzhledem k omezenému počtu osob v týmu a pevně stanovenému období bude stěžejní správně rozplánovat dílčí úkoly členů týmu s termíny prací na projektu. Protože jsem se ještě v té době domníval, že bude lepší, když celý projekt naplánuji a budu řídit na „čistém papíru“ (resp. měl jsem k dispozici office aplikaci), vytvořil jsem si přehlednou tabulku, do níž jsem zanesl veškeré etapy, činnosti, účastníky, jejich dílčí termíny, kapacity, kontrolní body, stěžejní kompilace a distribuce verzí, průběžné porady, prezentace projektu navenek týmu a několik dalších operativních náležitostí v projektu. Celé plánování všech výše uvedených náležitostí pro tým o cca. 20 lidech bylo poměrně časově náročné, ale sliboval jsem si od toho, že se s plněním prací na projektu celá příprava v ruce vyplatí.

Opak se stal pravdou, neboť veškeré drobné posuny úkolů, překážky z vývoje, operativní přesouvání prací bylo nad možnosti tabulkového procesoru nehledě na to, že nebylo ani v nejmenším možné sledovat počty volných vs. vytížených kapacit členů týmu, s nimiž bylo možné v dané situaci počítat. Postupně se z přehledné tabulky začala stávat změť  pestrobarevných popisků se jmény a s opravovanými termíny a já jsem cítil problém uvědomit si veškeré souvislosti (nemluvě o faktu, že díky nepřehlednému přehledu nad projektem by nebyl nikdo jiný schopen vedení projektu převzít v případě mé pracovní neschopnosti).

Druhou slabinu vidím až nyní při srovnání mého postupu s nástroji specializujícími se na Project Management, které jsou zakomponovány do ERP produktů (např. BYZNYS VR). Ruční forma sledování projektu je ochuzena o možnost sledovat veškerou dokumentaci, úkoly a vnitrotýmovou komunikaci na projektu.

Výše uvedený příklad použití čistého papíru pro řízení projektu se týká více či méně každého Project Managera (vzhledem k jeho schopnostem, velikosti týmu, specifikům projektu apod.), proto si dovolím tvrdit, že ruční forma není vhodná pro dlouhodobé, rozsáhlé, komplikované  či neustále se měnící projekty. Naopak pro projekty menší  či náhlé typu nasazení drobných uživatelských úprav, práce na základě reklamačního řízení apod., jsou příklady, kdy může celé řízení projektu na čistém papíru značně urychlit, zpřehlednit a zjednodušit práci Project Leadera.

Specializovaná aplikace
Každý z Project Leaderů se však může rozmyslet i pro jiné varianty řízení projektů. Druhou variantu tak představuje řízení projektu v samostatné specializované aplikaci (ať už placené či volně distribuované). Aplikace s sebou přináší oproti předchozí formě velké množství výhod a ze všech variant zde uváděných bude představovat jakýsi top při nabídce funkcí typu – komfortnější zobrazení stavu projektu ve více diagramech či z více pohledů, detailněji zpracované sledování a řízení konfliktů mezi zdroji apod. Mezi základní vlastnosti specializovaných aplikací patří zejména:

• plánování termínů dílčích činností s ohledem na to, aby na sebe logicky navazovaly k dosažení cíle projektu,
• sledování a organizování kapacit zdrojů s možností optimalizovat konflikty takovým způsobem, aby byl dodržen termín dokončení celého projektu,
• možnost finančního ohodnocení zdrojů, aby bylo možné dopředu odhadnout plánované náklady a výnosy projektu,
• zobrazení několik pohledů na projekt (ganttův a PERT diagram, kalendáře zdrojů se zobrazením případných kolizí, diagram toku financí v průběhu projektu apod.)
• nástroje pro operativní organizaci zdrojů a činností v projektu za běhu,
• nástroje pro zobrazení aktuální rozpracovanosti celého projektu s možností analýz dílčích částí projektu.

Přestože řízení projektů s pomocí specializované aplikace má své nesporné přednosti, musím zde zmínit také její slabiny (v porovnání s ERP). Základní slabinu vidím zejména ve faktu, že specializovaná aplikace zpravidla není svázána s dalšími celky, jež mohou aplikaci poskytovat či z ní čerpat informace pro komplexní pohled na projekt (např. pohled na veškeré skutečné náklady a výnosy projektu, analýzy činností, dokumentů a komunikací za projekt apod.).

Projektové řízení v ERP produktu
Poslední možnou variantou je využití projektového řízení jako modulu v rámci ERP produktu. Tato možnost vychází z faktu, že firma ERP produkt běžně používá k dosahování podnikatelského záměru a zároveň ERP produkt projektové řízení podporuje (nemá smysl využívat řízení projektu v modulu, který není svázán informacemi napříč firmou, neboť pak simulujeme variantu předchozí s absencí základní přidané hodnoty modulu ERP produktu). Pojďme se tedy nyní podívat, jaké výhody skýtá varianta použití modulu projektového řízení v porovnání s předchozími variantami a kde je vhodné či dokonce nutné variantu projektového řízení jako modulu v ERP použít.

Základní vlastnost a přednost řešení projektového řízení jako modulu v ERP vychází z faktu, že toto řešení bude plně integrované do celého ERP. Uživatel využívající ERP řešení bude klást důraz na to, aby se řízení projektu nestalo pouze jakýmsi plněním jednoho globálního úkolu, pod nímž se schovává množství úkolů dílčích se seznamem odpovědných členů týmu. ERP modul rozpracovává výhody předchozí varianty (samostatné aplikace) o možnost práce s výstupy projektu v dalších částech ERP produktu. Pojďme se  podívat například na jednu nadefinovanou etapu v projektu. Etapa se skládá z činností, termínů, seznamu zdrojů a z definice plánovaných kapacit a z pohledu na skutečné naplňování kapacit (společné znaky se specializovanou aplikací). ERP řešení může etapu dotáhnout ve formě souboru pokynů, úkolů či kalendářových záznamů k jednotlivým uživatelům takovým způsobem, aby uživatelé neměli přístup ke klíčovým informací z projektu. Příkladem může být ERP produkt BYZNYS VR, kde je Project Leader schopen vygenerovat z jakékoliv části projektu úkol či kalendářový záznam. Oba dva typy dokladů v systému podléhají nastavené politice přístupových práv a pravidlům nadefinovaným v organizační struktuře. Proto se úkol zobrazí uživateli, který odpovídá za splnění části projektu (uživatel bude úkol sám plnit nebo je zodpovědný za zdroje, které participují na projektu).V případě, že bude uživatel pracovat přímo ve společnosti, může proběhnout zobrazení dokladu přímo v ERP produktu v modulu Informace. Pokud se jedná o mobilního pracovníka, může se uživatel spolehnout na některou z aplikací produktu BYZNYS mobile, s jejichž pomocí může na úkolu pracovat s pomocí jakéhokoliv PC z internetového prohlížeče či z mobilních a PDA zařízení s podporou internetových a wapových prohlížečů. Takto se bude Project Leaderovi aktualizovat průběžný stav práce na projektu bez jeho přičinění tzn. je oproštěn od neustálé aktualizace prací na projektu a tak se může lépe soustředit na kontrolu a koordinaci projektu. Navíc může mít kontrolu ještě zjednodušenou o automatické běhy, které budou kontrolovat, zda jsou úkoly plněny v termínu a pokud nejsou, tak o tomto stavu budou Project Leadera informovat v podobě e-mailové zprávy.

Druhým typem výhody projektového řízení v rámci ERP vidím v následném předání výstupů o financích, souboru veškerých podkladů (které s projektem souvisí) a dalších podkladů pro možné analýzy a pro jejich zohlednění při přípravě následných projektů. Jedním z příkladů může být způsob vyhodnocování nákladů a výnosů za projekt, jež může být stejné jako u specializované aplikace (náklady a tarify pro zdroje x kapacity + mimořádné náklady a výnosy na činnosti, etapy, dílčí a strukturované projekty). Výhodou ERP je právě možnost komunikace s moduly zakázek, kde dojde k naplnění plánovaných nákladů a výnosů do zakázky z pohledu realizace projektu. Modul zakázek se dále postará o detailní a precizně přesné vyčlenění skutečných nákladů a výnosů za projekt (dojde k naplňování mzdových, materiálových, přímých a nepřímých nákladů vs. výnosů z  modulů  Fakturace, Pokladna, Finanční účetnictví, Mzdy a personalistika a Skladové hospodářství), čímž vznikne příležitost porovnávat naplánované postupy (včetně financí) se skutečnými postupy v projektovém řízení a s finanční realitou ze zakázek. K tomu pak vezměme v úvahu, že s pomocí ERP budeme navíc schopni zobrazit komunikaci, smluvní ujednání, korespondenci a veškeré doklady spojené s celým obchodním případem.

Z výše uvedených vlastností vyplývá, že s rostoucím rozsahem nároků na projektové řízení rostou také nároky na nástroj, s nímž musí Project Leader pracovat. Forma čistého papíru je vhodná pouze pro jednoduché téměř intuitivní projekty. Specializovanou aplikaci bych volil pouze v případě, že budu pracovat v prostředí, v němž se podmínky vývoje mění natolik, že budu potřebovat nástroje k automatickému přeplánování za běhu bez zásahu lidského faktoru. Poslední formu projektového řízení jako součásti ERP produktu vidím jako nejefektivnější variantu pro všechny ostatní typy projektů (vývojové práce, montážní a stavební činnosti a jakékoliv další práce, u nichž potřebuji sledovat termíny, kapacity a finance), neboť tato varianta skýtá výhody spojené s komplexní informovaností napříč ERP produktem (s podporou politiky přístupových práv) a tedy i napříč společností.