Jak vylepšit time management

Nestíháte, nestačíte a už dokonce ani nesvačíte? Prostě toho „máte moc“? Někdy je toho na nás opravdu hodně, dost často si však tenhle stav sami, a to špatnou organizací času, která nás táhne zpět. Žádný strach, nejste v tom sami. Tento problém se netýká jen vrcholových manažerů, ale i nás, obyčejných smrtelníků.
A my vám teď poradíme, jak všechno „zmenedžovat“ tak, abyste konečně začali stíhat!

1. 
   Stanovte si cíle.
   Je velmi důležité, abyste věděli, čeho chcete nebo musíte za daný časový úsek (dejme tomu za týden) zvládnout. Odborníci doporučují napsat si seznam úkolů, které musíte zvládnout a poté je rozdělit podle důležitosti, buď do kategorií (ABCD, kde A je nejdůležitější a D nejméně důležitý úkol) nebo například očíslovat a plnit podle důležitosti nebo termínů odevzdání.
   
   Tip: Mně osobně velmi pomáhá, když si k úkolům napíšu, kolik mi odhadem zaberou času, případně kolik času jim mohu věnovat (esej 40 minut, na úklid mám maximálně 15, přečtení dvou kapitol a napsání shrnutí do americké historie = slabá hodinka a nejpozději v 10 musím být v posteli). Průběžně si pak kontroluji, jak vše zvládám. Snažím se nedělat zbytečně velké prostoje mezi jednotlivými úkoly ani si dávat zbytečně mnoho prostoru. Ideální to není, dost často se u něčeho „zaseknu“, ale tento seznam mi dává jistou svobodu v přesouvání (přivstanu si a uklidím ráno nebo esej dopíšu v pauze na oběd).
   


2. 
   Požádejte o zpětnou vazbu.
   Pokud i přes všechnu snahu nejste schopni dodržet plán, pravděpodobně je někde něco špatně. Zapojte kamarády a poproste je, ať se s vámi na váš plán podívají. Nic za to nedáte a ještě získáte cenné rady. Možná jste se opravdu přecenili, možná jen máte někde zbytečné prostoje. Určitě však stojí za to vyposlechnout si i názor někoho dalšího.
   


3. 
   Delegujte a eliminujte zbytečné činnosti.
   A tím nemyslím jen v práci. Například slušně vyděláváte, tak proč byste si nemohli zaplatit paní na úklid? Nebo jste studenti, sdílíte s někým byt a uklízíte a dřete v něm jako jediní? Nedejte se a ozvěte se!
   


4. 
   Nenechte se rušit.
   Jedna z největších chyb, kterých se dopouštíme, je neustálé kontrolování mailů, telefonu, zpráv a Facebooku. Vše vypněte a odolejte pokušení zapnout až do doby, kdy daný úkol splníte! I kolegy (pokud to jen trochu jde) odkažte na později.
   


5. 
   Nenechávejte maily v inboxu a papíry na stole!
   Spíše tak jeden e-mail nebo papír přečtete úplně zbytečně několikrát, než ho skutečně začnete řešit. Pořád však budete mít pocit, že vlastně „pracujete“. Maily si roztřiďte do kategorií a podsložek, stejně tak papíry.
   


6. 
   Multi-tasking aneb snažit se zvládat více věcí naráz.
   Vypadá a zní to efektně, v reálném životě (a pozor, teď to bude bolet) bohužel dochází k tomu, že nám multi-tasking zabere daleko více času a má menší efekt, než kdybychom se věnovali jedné jedině věci pořádně, a to zvláště u aktivit, které vyžadují větší soustředění a přemýšlení, nebavíme se u koukání na televizi při žehlení.
   


7. 
   Přestávky napomáhají efektivitě.
   Maximálně se soustředit můžete zhruba jen 40 až 50 minut v kuse, pak si dejte 10 minut přestávku. Projděte se, klidně jděte ven, zhluboka dýchejte a dejte si v klidu kávu. Na druhou stranu se snažte z těch několik desítek minut, které máte k dispozici, vytěžit co nejvíce. Zaměřte se opravdu jen na danou úlohu a nenechte se rušit.
   


8. 
   Nebojte se řici ne.
   Podle Jörga Knoblaucha a Magdalény Pomikálkové, autorů knihy Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas (vydala Grada), zní zlaté pravidlo time managementu následovně: říci ne, když je to možné, říci ano, když je to třeba.
   Slovo „ne“, je totiž tím kouzelným slovíčkem, které vám ušetří spoustu času!
   

Tip na závěr: udělejte si test (v angličtině), jak dobrý je váš time management: www.mindtools.com Odpovídejte podle pravdy! ;-)
 
Možná by Vás také zajímalo, jak ovládat trému. Více se dozvíte v našem článku, který radí, jak s trémou pracovat.
Aktualizováno.