Zásady psaní emailů aneb kterak nerozčílit svého šéfa či školitele hned při prvním kontaktu

Jak již název článku napovídá, nebudeme se zde věnovat zcela neformálním emailům, těm milostným už vůbec ne. Taková komunikace je čistě soukromá a funguje za pravidel, která jí nastavíte sami.

Věc se ale mění, jakmile před vámi stojí nutnost písemné komunikace s osobou nadřízenou či, nedej bože, úřední. Dost možná jste na vlastní kůži poznali, jaké je to trápit se s emailem adresovaným někomu, koho se snažíme přesvědčit, že jsme spolehliví, vzdělaní, vysoce důvěryhodní a jedním slovem geniální (popřípadě docílit toho, aby u tohoto přesvědčení setrval).

V takovém případě je dobré, doporučené (a v některých případech nezbytně nutné) zachovávat jistá zdvořilostní pravidla, která lze v soukromé korespondenci vcelku právem považovat za nadbytečná.

1. Předmět emailu

Nechat políčko předmětu emailu prázdné se považuje za přinejmenším nezdvořilé. Adresát je také snáze přehlédne nebo rovnou bude ignorovat. Předmět tedy vyplňujte vždy a to co nejstručněji a nejkonkrétněji – předmět vystihující obsah emailu usnadňuje orientaci. Pozor na vykřičníky – krom toho, že působí zbytečně vulgárně, takový email často zablokuje spam filtr.

2. Oslovení

První dojem dělá hodně, a pokud oslovení příliš zkomolíte nebo úplně vynecháte, můžete si začátek pěkně pokazit.
Jako první byste si měli uvědomit, že začínat email „Dobrý den“ nebo „Zdravím“ není úplně nejšťastnější; úvod by měl být adresný – tj. zahrnovat jméno adresáta (a popřípadě titul, má-li nějaký). Pokud píšete hromadný email nebo neznáte jméno (i to se může stát), vystačíte si například s oslovením „Vážení“ (kolegové, přátelé, studenti apod.).
Trocha gramatiky:
oslovujeme 5. pádem, nikoli prvním
oslovení oddělujeme čárkou;
po oslovení začínáme malým písmenem.           

3. Pozdrav v závěru

Uzavření emailu „z mosta do prosta“ jen vašimi iniciálami byste si měli nechat pro lidi, se kterými se znáte dost na to, abyste věděli, že si to nijak nebudou brát. U všech ostatních je vhodné uzavřít nějakým pozdravem; ať už striktně formálním „Se srdečným pozdravem“ (či se stručným „S pozdravem“), s mírně srdečnějším „Přeji Vám pěkný den“, „Přeji Vám krásné jaro (léto, podzim…)“ nebo uvolněným „Mějte se pěkně.“

4. Poděkováním se nic nezkazí

Tedy až na výjimky. Pokud po adresátovi něco chcete (třeba jen informace), dejte najevo, že si ceníte jeho úsilí, se kterým se vám snaží vyhovět (i kdyby ono úsilí zahrnovalo jen několikasekundový pohled do databáze kontaktů a vy byste měli dojem, že o zas tak záslužnou činnost nejde).
Fráze „Předem děkuji za odpověď/ vyhovění /strpení“ na příjemce emailu (pokud není úplně otrlý) působí jako závazek. Podvědomě ho přiměje skutečně vám odpovědět a nezaložit jen váš email do hromady „k vyřízení“, která utěšeně narůstá na jeho virtuálním stole.

5. Kontakty

U firemní korespondence (papírové i elektronické), ale i v dalších případech, kdy na sebe potřebujete uvést kontakty, zařaďte je do úplného závěru emailu za pozdrav. Ve svém emailovém účtu si můžete snadno vytvořit podpis, který se bude k vašim emailům přidávat automaticky, a může krom vašeho jména obsahovat telefonní kontakt, adresu, popřípadě vaše motto.

6. Text emailu

U pracovní a úřední komunikace byste se měli snažit být maximálně struční a výstižní (ale nikoli na úkor zdvořilosti). Pokuste se také o přehlednost – tomu napomůže jasné strukturování textu odstavci a volnými řádky. Obecně se za maximální přijatelnou délku firemního emailu považuje 40 řádků, žádné pravidlo ale neplatí na 100 %.

7. Příloha emailu

Pokud posíláte přílohu, upozorněte na ni v textu (divili byste se, jak nepozorně mnoho lidí bude vaše emaily číst) a hlavně ji nezapomeňte poslat. Některé emailové účty mají výborné „protisklerotické opatření“ a upozorní vás před odesláním emailu, že jste v textu použili slovo „příloha“, ale žádný soubor nepřiložili. Buď toto, nebo vaše pozornost pomohou předejít tomu, abyste každému druhému adresátovi museli ihned po odeslání emailu omluvně posílat druhý s předmětem „a ještě příloha“.

8. Posílání hromadných emailů

Při posílání hromadné pošty dbejte na soukromí všech adresátů, a buďto posílejte každému email zvlášť (což je poněkud pracné), nebo využijte možnosti skryté kopie. Nikdy ale hromadně neposílejte spam nebo nevyžádanou poštu! Je to proti všem kodexům internetové etikety.

9. Odpověď na email

Na obchodní korespondenci (a vedoucímu své diplomové práce:-) odpovídejte, pokud možno, do dvou dnů. Pokud nestíháte, pošlete jen prosbu o strpení a slib, že odpovíte tak brzy, jak jen to bude možné.
Když vám náhodou dojde email určený někomu jinému, bez čtení jej smažte a upozorněte odesilatele, že se spletl.

10. Zvýraznění textu

Když chcete přispět k přehlednosti emailu zvýrazněním klíčových částí textu, vyberte si vždy jen jeden typ zvýraznění (tučné písmo, kurzíva, podtržení atd.) a ten zachovejte v celém textu. A hlavně to nepřežeňte s kapitálkami a s vykřičníky.
Aktualizováno.