Podnikejte efektivněji díky moderním technologiím

Při rozvoji živnosti nebo malé firmy obvykle nastane okamžik, kdy už k dobrému přehledu o zaměstnancích, zakázkách a klientech nestačí tužka s papírem, šanony a tabulky v Excelu. Právě tehdy se často objeví myšlenka na pořízení prvního informačního systému, který by pomohl vnést do činnosti firmy řád, zefektivnil práci a v důsledku přinesl větší zisk. Je to krok správným směrem, ovšem rozhodování mezi různými alternativami bývá obtížné. Výběr toho správného systému totiž může ovlivnit efektivitu podnikání na pár let dopředu.

Rozsah dle vašich potřeb

Vyberte si takový informační systém, který odpovídá rozsahu vašeho podnikání. Pro malou firmu nebo živnostníka nemá smysl vynakládat peníze a energii na zavedení robustního systému, jehož funkce a kapacitu nikdy plně nevyužije. Taková firma potřebuje přehledný systém se snadným a intuitivním ovládáním. Zároveň však musí myslet i na další možný rozvoj a růst firmy a tak volí systém, který nabízí i rozšíření o další pokročilejší funkce, které v budoucnu bude možná potřebovat. 

Vaše volba se musí také odvíjet od toho, na co chcete informační systém využívat a v čem vám má pomoci.

„Na tuzemském trhu existuje celá řada složitých a robustních informačních systémů, ale konečně je tady první informační systém, který se specializuje výhradně na malé firmy, živnostníky a podnikatele. I malé firmy totiž potřebují mít přehled nad svým podnikáním, ale nemůžou si dovolit platit desítky nebo stovky tisíc za pořízení informačního systému,“ uvedl Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která IZIO vyvinula a uvedla na trh. „Připravili jsme unikátní informační systém vhodný pro jakýkoliv obor podnikání, za který nezaplatíte žádnou pořizovací cenu. Prostě si ho jen zaregistrujete a můžete jej v základní verzi ihned využívat zdarma po neomezenou dobu,“ doplnil Halousek.

Když vám CRM nestačí, nastupuje IZIO

Na trhu existuje mnoho systému, které řeší pouze obchodní činnosti tím, že poskytují správu zákazníků a dodavatelů. Obchodníci jsou spokojeni, protože upustili od tabulek. Zaměstnavatel je také spokojen, protože konečně vidí, jak jsou jeho obchodníci produktivní, kolik zakázek zobchodovali a za jaký obnos. Systémy zabývající se řízením vztahů se zákazníky všeobecně nazýváme CRM (Customer relationship management).

Vědí však zaměstnavatelé i to, jak jsou následně po ně zakázky rentabilní? Kolik času a jaké další náklady měli na zakázce, a jak je který zaměstnanec vytížen? Odpovědí je IZIO, který poskytuje něco víc než jen CRM. V dnešní době cloudových řešení a různých mobilních aplikací obchodního modelu Software-as-a-Service (SaaS) jsou ceny systému IZIO porovnatelné cenám paušálu mobilního operátora. Díky tomuto modelu získají i malé firmy přístup ke svým datům odkudkoliv a ušetří náklady na pořízení vlastního serveru, úložiště dat a správce sítě.

Každá firma by se při výběru systému měla zamyslet, zda jim stačí pouze CRM nebo potřebují také něco víc!

Důležité funkce

Nový informační systém by měl plnit všechny funkce, které jsou podstatné pro chod vaší firmy. Na trhu je sice mnoho nástrojů, které řeší jednotlivé agendy, ale jejich využíváním nikdy nebudete mít všechny informace na jednom místě. A tak se snadno ztratí úkol či se zapomene na termín některé ze zakázek. Základem úspěšného podnikání je především efektivní komunikace a dobrý přehled o zaměstnancích i zakázkách. 

„Výhodou komunikace prostřednictvím informačního systému je, že lze předávané informace vždy navázat na konkrétní zakázku, klienta či dodavatele. Všechny informace tak mají své místo a lze je kdykoliv pohodlně dohledat,“ upozornil na výhody užívání informačních systémů Michal Hochman, produktový manažer systému IZIO. „Nadřízený může v systému zadávat k jednotlivým zakázkám úkoly pro jednotlivé podřízené a v případě potřeby jim prostřednictvím systému zasílat připomínky. Pomocí záznamů může zadavatel i řešitel úkolu komunikovat nad řešením zakázky, a tak zaznamenávat její průběh,“ vysvětlil Hochman. Podobně lze přidávat i záznamy k jednotlivým klientům a dodavatelům, které mohou být využity třeba pro evidenci jednání.

Informační systém IZIO vám pomůže také při řízení vztahů s klienty a dodavateli, umožní evidenci veškerých nákladů, vytváření nabídek a jiných dokumentů. Data zadaná do systému vám pak budou k dispozici v podobě statistických a manažerských výstupů, které vám objasní pravdu o fungování vašeho podnikání a výkonech vašich zaměstnanců.

Veškerá komunikace přehledně na jednom místě

E-mailová komunikace se v dnešní informační době ukazuje jako nepřehledná. Přijatou poštu je nutné složitě třídit a řadu informací musí uživatel zdlouhavě dohledávat. Některé e-maily mohou v množství doručené korespondence snadno zapadnout, a zůstanou tak bez odpovědi. Proto je výhodnější používat řešení, která soustřeďují komunikaci na jednom místě a přitom umožňují její snadné rozdělení podle jednotlivých zakázek, klientů či úkolů. Tuto možnost nabízí informační systém IZIO. Komunikovat v nich lze se všemi členy týmu a navíc je možné nastavovat oprávnění, komu se daná informace zobrazí.

Náklady na pořízení systému

Netřeba zdůrazňovat, že pro živnostníka či malou firmu je cena velmi podstatným kritériem. Neměla by však být kritériem jediným. Musí se dbát i na kvalitu dodavatele. Rozpočet firmy už není při pořizování prvního informačního systému překážkou. Základní verzi informačního systému IZIO si můžete pořídit zcela zdarma a to bez časového omezení. Stačí se zaregistrovat na www.izio.cz.

Michal Hochman - produktový manažer informačního systému IZIO