Šéf mi čte e-maily. Je to v pořádku?

Situace, kdy nadřízený kontroluje, tedy čte elektronickou poštu, která má doménu zaměstnavatele, není rozhodně jednoduchá. Zaměstnanec totiž může říct, že má nárok na soukromí a proti kontrole e-mailů se ohradit. Ale nadřízený může oponovat, že se jedná o majetek firmy – tedy zaměstnavatele, kterého vůči podřízenému zastupuje a chrání jeho zájmy a vlastnictví.

Z vážných důvodů

Podle brněnské advokátky Jany Hájkové na tuto otázku není jednoduchá a jednoznačná odpověď. Pravda je, že by nadřízený pracovník jako zástupce zaměstnavatele měl respektovat soukromý život svých zaměstnanců. Ke kontrole elektronické pošty z jeho strany může dojít pouze tehdy, pokud k tomu existují oprávněné a hlavně vážné důvody.

Jaké ty důvody mohou být? „Jedním z nich je skutečnost, že zaměstnanec si stahuje poštu do počítače, laptopu nebo notebooku, který dostal pro plnění pracovních povinností od zaměstnavatele. A pokud zaměstnavatel nesouhlasí s tím, aby byl tento počítač použit pro soukromé účely zaměstnance, může tento požadavek kontrolovat. A ta kontrola pak může proběhnout i tak, že projde zaměstnancovu elektronickou poštu. Na tuto kontrolu má právo ze zákona. To ale neznamená, že si nadřízený přečte každý e-mail, který zaměstnanec dostal. Tento dozor musí být přiměřený, tedy nadřízený může zkontrolovat například adresy přijaté a odeslané pošty, ale nikoli její obsah. O tomto postupu také musí zaměstnanci předem říct,“ vysvětluje doktorka Hájková a jako příklad uvádí Úřad na ochranu osobních údajů. Ten ve svém rozhodnutí zaměstnavateli dovodil monitorovat počet došlých a odeslaných e-mailů včetně adresátů anebo odesilatelů. Zaměstnavatel ale nesmí zaměstnancovu elektronickou poštu otevírat a číst jejich obsah.

• Ochrana osobních údajů: změny pro příští rok
• Internet v pracovní době  vám může přinést výpověď

Pracovní, nebo soukromá pošta?

Podle Jany Hájkové ale také existují výjimky. „Takovým případ je situace, kdy je z hlavičky elektronické pošty zřejmé, že mail je pracovní a nikoliv soukromý. Navíc by jeho neotevřením, tedy nepřečtením pošty, mohla být firmě způsobena škoda, protože by se nějaká záležitost mohla vyřídit pozdě. To se může třeba stát, když je zaměstnance na dovolené, nebo dlouhodobě nemocen,“ říká advokátka Jana Hájková.

Podle jejích dalších slov existuje na rozlišení pracovní, či soukromé pošty také vodítko, které svým stanoviskem podložil stanovisko Úřad pro ochranu osobních údajů v roce 2009. Pokud elektronická poštovní adresa tvořena konkrétním jménem a příjmením zaměstnance (jmeno.prijmení@zaměstnavatel.cz), pak e-mail přijatý na tuto adresu bude považován za soukromý. Existují ale také firemní adresy, které nejsou na jméno, ale jsou formulovány obecně (info@zaměstnavatel.com). Tato pošta se nedá považovat za soukromou, i když by ji používal stejný zaměstnanec.

Obsah ne, seznam zpráv ano

„Můžeme tedy říct, že zaměstnavatel nesmí špehovat, tedy sledovat či monitorovat obsah elektronické korespondence svých zaměstnanců. Může ale sledovat třeba počet došlých a odeslaných elektronických zpráv. Ve chvíli, kdy má zaměstnavatel podezření, že zaměstnanec zneužívá propůjčených prostředků k soukromým zájmům, může sledovat odesílatele či předmět e-mailů. Musí ale o tomto monitorování zaměstnanci říct,“ doplňuje Jana Hájková s tím, že vyřizování soukromých e-mailů v pracovní době může být chápáno jako porušení pracovních povinností, a jestliže bude trvat delší dobu, může se firma s takovým zaměstnancem rozloučit.