Jak je to s vyplácením stravného a dalších peněz na pracovní cesty?

Někteří zaměstnanci jsou vysíláni k práci mimo své obvyklé pracoviště. Pak mají nárok na náhradu cestovních výdajů, které vynaložili na pracovní cestě. Zaměstnavatel jim musí proplatit jízdenku na vlak, autobus nebo jinou veřejnou dopravu, nebo třeba náklady na pohonné hmoty a opotřebení vozidla, pokud jeli vlastním autem. Mezi cestovní náhrady patří i příspěvek na zvýšené stravovací výdaje při pracovní cestě čili na stravné, kterému se někdy lidově říká diety, a to zvláště pokud jde o ty zahraniční.

Stravné kompenzuje vyšší náklady na stravování

Stravné se poskytuje v paušálních částkách, které stanoví právní předpisy. Není to tak, že by zaměstnanec předkládal zaměstnavateli účtenku z restaurace nebo prodejny potravin. (Na rozdíl od situace, kdy zaměstnavatel zaměstnanci proplácí pohonné hmoty. Pak zaměstnanec předkládá zaměstnavateli účtenku od benzinové pumy nebo se mu cena spotřebovaného benzínu, nafty, plynu či elektřiny spočítá podle cen určených vyhláškou ministerstva.)

Stravné se vyplácí bez ohledu na to, kolik skutečně zaměstnanec na pracovní cestě za občerstvení, za jídlo a pití utratil. Neřeší se, zda se zaměstnanec vůbec stravoval, zda náhodou nedrží dietu. Zda si kupoval jídlo na cestě, šel do restaurace, nebo si vzal jídlo z domova. Je úplně jedno kdo je jaký jedlík nebo naopak šetřílek.

O výši nároku na stravné rozhoduje jen délka pracovní cesty. Samozřejmě čím delší pracovní cesta, ať v tuzemsku, nebo do zahraničí, tím vyšší nárok na stravné. O výši stravného pak ještě částečně rozhoduje, zda ho vyplácí podnikatelský subjekt nebo státní organizace, ale předepsané minimum je pro oba sektory stejné. A také třeba to, zda zaměstnavatel zajistil zaměstnanci stravování třeba v závodní jídelně spolupracující firmy, kam byl vyslán za prací. V takovém případě mohou být sazby kráceny. Ale pořád je rozhodující délka pracovní cesty.

Čtěte také: 3 věci, na které není dobré zapomínat před odjezdem na služební cestu

Každoroční valorizace: Jaké sazby budou pro rok 2022

Sazby stravného, od kterých se odvíjí kolik peněz celkem zaměstnanec dostane, se ve formě právních předpisů vyhlašují každoročně koncem roku ve Sbírce zákonů s platností pro příští kalendářní rok, podobně jako výše dalších cestovních náhrad. Není to tedy na libovůli zaměstnavatele.

Stravné pro pracovní cesty na území ČR určuje Ministerstvo práce a sociálních věcí. Sazby stravného pro zahraniční pracovní cesty vyhlašuje Ministerstvo financí na základě podkladů od Ministersva zahraničních věcí a zastupitelských úřadů ČR v zahraničí.

Můžete požadovat zálohu

Někdo má hluboko do kapsy, před výplatou mu třeba nezbývají peníze. Nemá tak ani na jídlo na pracovní cestě, protože by jinak jedl doma s rodinou a zvláště neutrácel, natož aby měl třeba na jízdenku. Proto je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zálohu, a to až do předpokládané plné výše stravného nebo jiných výdajů. O tom, zda bude vyplacena záloha, rozhoduje zaměstnanec. Jakmile o ni požádá, musí mu zaměstnavatel vyhovět, resp. by ji měl zaměstnavatel zaměstnanci sám nabídnout a ten ji pak může odmítnout jako nepotřebnou.

Čtěte také: Jaký je rozdíl mezi stravenkou a stravným?

Do kdy musíte předložit doklady o nákladech?

Zaměstnanec pak po návratu z pracovní cesty musí předložit zaměstnavateli doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. A vrátit, co mu zbylo ze zálohy, pokud ji dostal. Pokud žádá jen o stravné, bude obvykle stačit jen vyplnění údajů o délce pracovní cesty. Ale může jít o prokázání ceny pohonných hmot, nákladů na hotel apod., k čemuž je potřeba dokladů a účtenek. Obvykle se vyplňují různé tiskopisy označené jako cestovní příkaz. Na předložení a vyplnění dokladů má zaměstnanec 10 pracovních dnů.

Zákoník práce neurčuje přesně jaké konkrétní písemné doklady je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Bude se jednat zejména o účetní doklady prokazující oprávněnost požadovaných náhrad, avšak zaměstnanec současně musí zaměstnavateli sdělit i další údaje podstatné pro určení výše cestovních náhrad.

Ve vztahu ke stravnému půjde hlavně o dobu trvání pracovní cesty, čili kdy pracovní cesta začala a kdy skončila. Pokud vysílající zaměstnavatel stravování zaměstnanci nezajistil, měl by zaměstnanec, pokud mu přesto třeba jiný zaměstnavatel (u kterého pracoval) poskytl snídani či oběd nebo večeři, toto svému (vysílajícímu) zaměstnanci přiznat. Drobné občerstvení se ale při krácení sazeb stravného nezohledňuje.

Čtěte také: Cestovní náhrady za benzín se zvyšují již nyní, ne až na přelomu roku

Jak dlouho čekáte na doplatek peněz?

Dalších 10 dnů pak má zaměstnavatel na vyúčtování cestovních výloh podle předložených dokladů a na to, aby zaměstnanci vyplatil peníze, které mu náleží. Zaměstnavatel musí zaměstnanci, který nedostal zálohu, doplatit všechny výlohy spojené s pracovní cestou, nebo mu doplatit, na co nestačila záloha. Obvykle se však v praxi postupuje tak, že se vyúčtované nebo jiné náhrady včetně stravného vyplácí spolu se mzdou v příštím výplatním termínu.

Kdo nespolupracuje, nedostane peníze a ještě může přijít srážka ze mzdy

Jestliže zaměstnanec nepředloží v desetidenní nebo jinak dohodnuté lhůtě doklady potřebné k provedení vyúčtování, neznamená to, by ztratil nárok na doplacení peněz. Dokud však zaměstnanec svoji povinnost nesplní, nemůže být zaměstnavatel v prodlení. Naopak je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci ze mzdy nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů. A nepotřebuje k tomu žádnou dohodu, souhlas zaměstnance, ani žádné rozhodnutí exekutora.