Změny u datových schránek: rozšíření fikce doručení i automatické zřízení

Novinek týkajících se datových schránek přichází hned několik. Od 1. ledna 2022 nabyla účinnosti novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která s sebou přináší několik novot. Rozšířila se např. fikce doručení. Největší změnou však bude automatické zřizování datových schránek, které započne od příštího roku.

• K čemu slouží datové schránky?
• Pro co nově platí fikce doručení?
• Koho se týká automatické zřízení datových schránek?
• Co když už datovou schránku mám?

K čemu slouží datové schránky?

Datová schránka je osobní elektronické úložiště, které zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra a primárně slouží ke komunikaci se státními úřady. Skrze ni lze pak samozřejmě doručovat různé elektronické dokumenty a podání, jako např. daňové přiznání finančnímu úřadu a přehledy OSVČ zdravotní pojišťovně a okresní správě sociálního zabezpečení. Jejím prostřednictvím lze také získat výpisy údajů z různých registrů a rejstříků.

„Díky tomu lze online posílat dokumenty, které musí ostatní stvrdit vlastnoručním podpisem, poslat poštou nebo osobně donést na úřad. V rámci tohoto zabezpečeného a státem garantovaného systému však nelze zasílat ani odesílat e-maily či všechny možné formáty souborů, naopak existuje přesný seznam povolených formátů souborů,“ vysvětluje Tomáš Smolík z pojišťovny právní ochrany D.A.S

Čtěte také: Daňové přiznání elektronicky: v jakém formátu poslat přílohy?

Pro co nově platí fikce doručení?

Má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnou vlastní datovou schránku, a opět pokud to umožňuje povaha zasílaného dokumentu, orgán veřejné moci dokument doručí (nedoručuje-li se tento dokument veřejnou vyhláškou nebo na místě).

„Dokument, který přijde do datové schránky, se považuje za doručený v okamžiku, kdy se do datové schránky uživatel přihlásí. Pokud se do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy tam byl dokument dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty – tomuto principu se říká fikce doručení,“ upřesňuje Tomáš Smolík.

Je proto nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat, protože s doručením úředních dokumentů bývají často spojené závazné právní účinky, jako je například počátek běhu lhůty pro odvolání.

Jestliže je ale datová schránka využívána ke komunikaci s kýmkoliv jiným než s orgány veřejné moci (například s obchodními partnery), žádná fikce doručení se do konce roku 2021 neuplatňovala. V soukromé sféře tak odesílatel neměl jistotu, že jeho zpráva bude doručena, protože držitel datové schránky neměl motivaci se do datové schránky přihlásit.

V praxi tak bylo zcela běžné, že se přijetí zasílaného dokumentu oddalovalo, či úplně znemožnilo. Tomu už je však konec. Od letošního roku byla výše popsaná fikce doručení rozšířena i na doručování korespondence soukromoprávní povahy. Tato novinka usnadní nejen dříve možné potíže s uplatněním reklamace vad, ale také například s doručováním faktur, předžalobních výzev a podobně.

Proto se doporučuje projít si nastavení datové schránky a zvolit možnost zasílání upozornění na příchozí zprávy. Díky notifikacím přes e-mail či SMS lze předejít promeškání lhůty fikce doručení a případným komplikacím, které se s ním pojí. Upozornění přes e-mail je bezplatné, za SMS bude mobilní operátor účtovat 3 Kč.

Čtěte také: Jaké dokumenty mohou OSVČ a právnické osoby zaslat přes datovou schránku?

Koho se týká automatické zřízení datových schránek?

Datové schránky se začnou automaticky zřizovat od roku 2023. Ministerstvo vnitra je zřídí nejen všem podnikatelům, ale také všem fyzickým osobám (a to i nepodnikajícím) – občanům, kteří při kontaktu s úřady na dálku využijí bankovní identitu nebo jiný elektronický prostředek vzdáleného ztotožnění. Povinnost bude konkrétně platit pro následující:

• Fyzické nepodnikající osoby, které jsou plně svéprávné a zapsané v základním registru obyvatel. A to bezodkladně poté, co fyzická osoba poprvé použije prostředek pro elektronickou identifikaci (vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace) vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci. Půjde například o občanský průkaz s aktivovaným čipem či bankovní identitu.
• Fyzické podnikající osoby, advokáty, statutární auditory, daňové poradce, insolvenční správce, znalce, soudní tlumočníky a soudní překladatele bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku.
• Právnické osoby, které jsou zapsané v registru osob bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do registru osob, do spolkového rejstříku, nadačního rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.

Co když už datovou schránku mám?

„Těm z vás (fyzickým osobám), kterým se datová schránka zřídila automaticky, a osobám, kterým byla datová schránka zřízena na základě žádosti, dává zákon i po výše uvedené novelizaci možnost, jak se využívání a doručování do datové schránky vyhnout,“ dodává Tomáš Smolík.

Pokud se rozhodnete pro znepřístupnění datové schránky, nebude možné vám do ní doručovat písemnosti, dokud nedojde k jejímu opětovnému zpřístupnění.

Čtěte také: Jak a proč si zařídit elektronický podpis

Zdroj: D.A.S., pojišťovna právní ochrany