Musí vám zaměstnavatel proplácet výdaje související s prací z domu?

Covidová situace výrazně zasáhla i do personální oblasti a změnila požadavky uchazečů o zaměstnání. Nemalé procento osob již vůbec pracovat z místa zaměstnavatele nechce a vybírají si zaměstnání podle toho, zda jim je nabídnutý tzv. home office, a to třeba i na úkor nižší mzdy.

Teplo, vodu, internet, elektřinu a náklady na opotřebování pomůcek nezbytných k výkonu práce. To vše si musí v praxi hradit zaměstnanec při práci z domova většinou sám, oproti zaměstnanci vyskytujícímu se na pracovišti, kterému jsou tyto všechny náklady se samozřejmostí automaticky uhrazeny zaměstnavatelem.

• Zákoník práce a poskytování náhrad za vynaložené náklady
• Podléhají přijaté náhrady zdanění?
• Co jsou to skutečně vynaložené výdaje?

Poskytování náhrad výdajů z hlediska zákoníku práce

Jak se k náhradě výdajů staví zákoník práce? „Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.“

Z § 2 druhého odstavce je zřejmé, že závislá práce se vykonává na náklady zaměstnavatele, a to buď na pracovišti, nebo jiném dohodnutém místě, čímž může být právě bydliště zaměstnance.

Dalším bodem, který se zabývá úhradou nákladů, je § 151 zákoníku práce. Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce.

Náhradu výdajů by zaměstnavatelé měli poskytovat zaměstnanci za opotřebení jeho vlastních pomůcek, tak jak to stanoví § 190. Výše náhrad, kterou zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za opotřebení vlastního nářadí, musí vycházet z písemně sjednané dohody.

Tip: Kdy je nárok na stravné a na stravenku – cestovní náhrady

Podléhají náhrady zdanění?

V zákonu o daních z příjmů, konkrétně v § 6, najdeme souhrn příjmů, které se nezahrnují do předmětu daně, tudíž se z nich neodvádí daň jako například ze mzdy. Jaké příjmy to jsou?

• Náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti
• Hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků…, včetně nákladů na údržbu zmíněných pomůcek
• Zálohové platby od zaměstnavatele pro zaměstnance tak, aby si mohl sám uhradit prokázané výdaje v souvislosti s výkonem závislé činnosti
• Náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných k výkonu práce

Zaměstnanec musí prokázat skutečně vynaložené výdaje

Z právní úpravy vyplývá, že je tedy zaměstnavatel povinen vzniklé náhrady proplatit. Zaměstnanec je pak dle § 346c povinen takové náhrady přijmout ve skutečné výši, která mu při práci z domu vznikla.  

Jestliže by zaměstnavatel poskytl zaměstnanci vyšší částku, než jsou skutečně vynaložené zaměstnancovy výdaje, bude již muset tato částka podléhat zdanění. A právě termín „skutečně vynaložené výdaje“ přináší největší zádrhel při práci na home office z hlediska krytí náhrad.

Zaměstnanec by totiž musel zvlášť počítat spotřebu pro svoje osobní činnosti a zvlášť pro výkon práce pro zaměstnavatele, což je pro mnohé tak komplikované na řešení, že ani svého práva na náhrady nechtějí využít.

Pokud by tedy zaměstnanec požadoval po zaměstnavateli částku, která by nebyla nikterak doložená, mohl by si na celou situaci posvítit finanční úřad a požadovat dodanění z celkové částky, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytl, aniž by měl doloženo, jaké jsou skutečné výdaje.

Problém s dokládáním skutečně vynaložených nákladů je vnímán jak samotnými zaměstnanci a zaměstnavateli, tak odborníky, kteří se zaměřují na zákoník práce a daně z příjmů.

Tip: Jak postupovat, když se vám stane úraz při práci z domu?

Dočkáme se novelizace zákoníku práce?

Návrh poslanců, který měl novelizovat zákoník práce z hlediska vyjasnění pravidel pro náhrady při práci z domova, Poslaneckou sněmovnou zatím neprošel. Je ale již téměř jasné, že k postupné úpravě zákona díky silnému rozšiřování práce na home office bude postupně docházet.