Máte náklady s výkonem práce? Můžete je po zaměstnavateli chtít dopředu

Každé zaměstnání je svou povahou trochu jiné. V některém pracujete jen s přidělenými pracovními pomůckami, jinde vám během pracovní doby vznikají náklady. Pokud vám zaměstnavatel nabízí jejich proplácení až zpětně a vám to nevyhovuje, máte právo požádat o proplácení dopředu.

• S čím vším vám mohou vzniknout náklady?
• Jde o cestovní náhrady
• Vypsání cestovního příkazu je povinné, když nejsou náklady nezpochybnitelné
• Zaměstnavatel má správně poskytnout zálohu
• Zvolit si můžete vy

S čím vším vám mohou vzniknout náklady?

Situaci si můžeme ilustrovat na jednoduchém příkladu. Paní Jana pracuje jako obchodní zástupkyně jedné farmaceutické firmy. Součástí její práce je komunikace s lékaři vybraných profesí, informování o novinkách z oblasti léčiv apod. 
V rámci výkonu své práce navštěvuje různé lékaře každý den, přičemž za nimi dojíždí firemním vozem. Kvůli tomu v některých oblastech platí parkovné, a pokud pořádá setkání pro více lékařů najednou, platí také náklady na občerstvení. 
V konečném součtu mohou tyto náklady činit i 15 000 Kč měsíčně, což není malá částka. Zaměstnavatelé někdy volí metodu, kdy zaměstnanec nejdříve tyto náklady uhradí ze své kapsy a následně je zaměstnavateli vyúčtuje, aby mu byly proplaceny s výplatou následující měsíc.

Co když ale takovou praxi nechcete? Nemusíte ji přijímat.

Tip: Volá vám zaměstnavatel mimo běžnou pracovní dobu? Kdy a na jaké příplatky máte nárok?

Jde o cestovní náhrady

Na tyto situace myslí zákoník práce. „Obchodní zástupce vykonávající svoji činnost v rámci pracovního poměru má obdobně jako každý jiný zaměstnanec podle § 152 zákoníku práce nárok na vyplácení cestovních náhrad za cestovní výdaje, které vzniknou zaměstnanci nejen při pracovních cestách, ale také při cestách mimo pravidelné pracoviště,“ říká advokát Jiří Matzner.

Při výjezdu za lékaři má tedy paní Jana právo na vyplacení cestovních náhrad za výdaje, které jí tím vzniknou. Tedy například za pohonné hmoty, případně jízdné, kdyby cestovala veřejnou dopravou, dále pak občerstvení, parkovné a další náklady, které vznikly přímo v souvislosti s touto cestou. 

Tip: Kdy a kdo ze zaměstnanců musí vrátit peněžní částky, které neměl dostat?

Vypsání cestovního příkazu je povinné, když nejsou náklady nezpochybnitelné 

Zákoník práce také stanoví, že zaměstnavatel musí předem písemně vypsat cestovní příkaz, ve kterém určí podmínky, které poskytnutí a výši těchto cestovních náhrad ovlivní. „Výjimku podle § 153 odst. 2 zákoníku práce představují pouze případy, kdy jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, tehdy zaměstnavatel předem vyhotovovat písemný příkaz nemusí, netrvá-li na tom samotný zaměstnanec,“ dodává Jiří Matzner. Pokud má tedy paní Jana například v popisu práce, aby denně dojížděla za lékaři do ordinací, je nezpochybnitelné, že jí tím vzniknou náklady na dopravu. A pokud má uspořádat setkání pro více lékařů, vzniknou jí zase náklady na občerstvení, zamluvení prostor apod. Pokud by na tom vyloženě netrvala, nemusí zaměstnavatel na každou takovou cestu vypisovat cestovní příkaz.

Tip: EU: Jak se liší čistá mzda a mzdové náklady?

Zaměstnavatel má správně poskytnout zálohu

Kromě toho zákoník práce říká, že zaměstnavatel má v takových případech poskytnout zaměstnanci předem zálohu do předpokládané výše cestovních náhrad. „Zaměstnavatel se zaměstnancem se však mohou dohodnout, že záloha poskytnuta předem nebude,“ upřesňuje Jiří Matzner.

Pokud tedy nesouhlasíte s tím, aby vám zaměstnavatel vyplácel utracené peníze až zpětně, nepřistupujte na individuální dohodu. Zákon mu standardně ukládá vám poskytnout peníze předem. „Zaměstnanec je dále povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty (nedohodnou-li se se zaměstnavatelem na době jiné) předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel do 10 pracovních dnů ode dne jejich předložení provede vyúčtování cestovních náhrad, a pokud cestovní náklady převýší předem poskytnutou zálohu, pak je zaměstnavatel povinen zaměstnanci tuto částku doplatit,“ dodává Jiří Matzner.

Zvolit si můžete vy 

Ze zákona vám zaměstnavatel musí poskytnout zálohu. Pouze v případě, že souhlasíte s jinou variantou, umožňuje zákon i výjimku, kdy se domluvíte individuálně. Tedy například tak, že vše zaplatíte ze svého a následně vše vyúčtujete a dostanete proplacené s další výplatou. Tato praxe je ale možná jen s vaším souhlasem. Pokud ho neudělíte, zaměstnavatel vám musí předpokládanou výši náhrad proplatit předem. 

Tip: Kalkulačka výše cestovních náhrad 2023