Na jaké náhrady má nárok zaměstnanec, který na pracovní cestu použije vlastní vozidlo?

Vyjede-li zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem nebo na jeho příkaz na pracovní cestu vlastním vozidlem, nejde o žádný benefit v tom smyslu, že zaměstnanec nemusí cestovat veřejnou hromadnou dopravou. Zaměstnanec má nárok na náhradu výdajů s tím spojených, a to na pohonné hmoty a amortizaci.

• Pro využití vlastního vozidla se zaměstnanec rozhodl sám
• Použití vlastního vozidla přikázal zaměstnavatel
• Náhrada za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky nebo podle účtenky
• Vyhláškové průměrné ceny pohonných hmot v roce 2023

Záleží, zda zaměstnavatel jen souhlasil s pohodlnější vlastní dopravou, nebo vyzval zaměstnance, aby skutečně použil svůj automobil

Jenom je třeba rozlišit, zda zaměstnavatel pouze souhlasil s tím, že zaměstnanec namísto veřejnou dopravou pojede svým vlastní vozidlem. Pak má zaměstnanec nárok jenom na náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za zaměstnavatelem původně určený hromadný dopravní prostředek.

Řekněme, že zaměstnavatel dá pokyn zaměstnanci, aby vyjel do spolupracující firmy v jiné obci vlakem nebo autobusem. Zaměstnanec se dotáže, zda raději může jet vlastním vozidlem. A zaměstnavatel jen mávne rukou a svolí nějak bez bližší dohody ve smyslu: „Ano, jeďte si svým autem.“ Bez výslovného příkazu nebo dohody, že zaměstnanec pojede svým vozem, má zaměstnanec v takové situaci nárok jen na náhradu ve výši jízdného v rámci veřejné hromadné dopravy.

Náhrada opotřebení vozidla a úhrada pohonných hmot

Nicméně pokud zaměstnavatel zaměstnance výslovně požádá, aby použil svůj vlastní vůz, přísluší zaměstnanci v plné výši za každý ujetý 1 km jízdy základní náhrada (to je onen amortizační příspěvek) a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Za použití jednostopého vozidla má zaměstnanec nárok na náhradu za 1 km jízdy, která činí nejméně 1,40 Kč. Za použití osobního silničního motorového vozidla má zaměstnanec nárok na 5,20 Kč za každý ujetý kilometr jízdy. 

Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvyšuje nejméně o 15 %, takže přinejmenším na 5,98 Kč.

Zvýšení za použití přívěsu a dvojnásobek za nákladní vozy

Základní náhrada za použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí 10,40 Kč za 1 km jízdy.

Zaměstnavatel případně může vyplácet vyšší amortizační příspěvky, než jak jsou předepsány. Uvádíme předepsané minimum.

Pokud zaměstnanec použije firemní vozidlo a kupuje za vlastní peníze pohonné hmoty, má nárok jen na náhradu jejich ceny. Pokud však použije firemní kartu na nákup benzínu či nafty do firemního vozidla, poskytování jízdních náhrad samozřejmě odpadá.

Tip: Jak vysoké se vyplácí stravné, když pracovní cesta v ČR trvá jen část dne?

Náhrada za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky nebo podle účtenky

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cena benzínu, nafty, popř. elektřiny při použití elektromobilu může vyjít ze skutečné nákupní ceny, nebo z průměrné ceny předepsané vyhláškou.

Cenu pohonné hmoty totiž prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu na čerpací stanici, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Musí tedy jít o účtenku za nákup pohonných hmot relativně krátce předcházející pracovní cestě nebo z doby pracovní cesty. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, protože něco natankoval dopředu před cestou, něco až při cestě, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli nákupním dokladem neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou. Zaměstnanec může pokladní doklad ztratit, ale také může zjistit, že tankoval za nižší cenu, než vyhláškovou. A pak může chtít nějakou korunu vydělat. 

Takovou vyhlášku s průměrnými cenami pohonných hmot (i náhrad za použití vozidla) vydává každoročně s novou účinností od 1. ledna kalendářního roku Ministerstvo práce a sociálních věcí. Pokud však ceny vzrostou, popř. i klesnou rovněž v průběhu roku, a to o více než 20 %, vyhlásí ministerstvo ve Sbírce nové ceny. V dřívějších letech postačilo vyhlášení cen vždy jen jednou ročně od počátku roku a ceny pak také po celý rok vydržely ve stejné výši, aspoň v rámci vyhlášky. V posledních letech se však vyhláškové ceny pohonných hmot mění i v průběhu kalendářního roku.

Pokud zaměstnanec kupuje pohonnou hmotu, může si vybrat mezi skutečně placenou cenou a vyhláškovou

Vůbec tedy není nutné se řídit vyhláškovými cenami. Zaměstnanec může požadovat proplacení pohonných hmot v cenách, za jaké je skutečně zakoupil, pokud k vyúčtování pracovní cesty připojí doklad o nákupu, z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou (zejména časová, tedy nákup v přiměřené době před pracovní cestou nebo během ní). 

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu pak určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Spotřeba pohonných hmot bude počítána podle údajů o spotřebě uvedených ve velkém technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže tyto údaje technický průkaz např. nějakého staršího vozidla neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. 

Letos se vyhláškové ceny zatím měnily dvakrát

Vyhláškové průměrné ceny pohonných hmot v r. 2023 činí od 1. ledna:

• 41,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
• 45,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
• 44,10 Kč za 1 litr motorové nafty, ale od 1. července poklesla cena jen na 34,40 Kč za litr,
• 6,00 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny, ovšem od 1. dubna 2023 je to 8,20 Kč za kilowatthodinu.

Čtěte také: 

Poslanci schválili zvýšení spotřební daně na naftu o 1,50 Kč na litr, od kdy cena nafty vzroste?

Ceny za výběry z bankomatů v zahraničí klesají. Na co je potřeba dát si pozor?

Nulová DPH zůstane v roce 2024 pouze u knih. Za nápoje si spotřebitelé připlatí