Ochrana oznamovatelů v praxi podle Oznam.to

Koncem roku 2023 vešel v účinnost zákon o ochraně oznamovatelů, přičemž Česká republika byla s transpozicí tohoto předpisu pozadu a hrozily jí vysoké pokuty. Vzhledem k tomu, že povinnosti stanovené novou právní úpravou se na subjekty o velikosti 50 až 249 zaměstnanců začaly vztahovat až na konci zmíněného roku, mnoho z nich odložilo jejich implementaci na začátek roku 2024. Můžeme tedy hovořit o tom, že tento zákon je s námi rok, a je ideální čas podívat se, jak se s ním povinné subjekty naučily žít.

Tento článek pro vás načetl robotický hlas. Jestliže v něm najdete chybu ve výslovnosti, dejte nám prosím vědět.

Zákon o ochraně oznamovatelů přímo nestanovuje, jak by měl oznamovací systém vypadat, ale obsahuje řadu vodítek, například že s oznámením smí pracovat pouze příslušná osoba, což v praxi vylučuje přístup například IT pracovníků interních řešení. Tato pravidla tak poskytují určité mantinely, jak systém správně nastavit. Společnost Lexnova vyvinula specializovanou aplikaci Oznam.to, která je navržena tak, aby splňovala požadavky zákona o ochraně oznamovatelů a zároveň zaměstnavatelům zjednodušila administrativu. Aplikaci si mohou zaměstnavatelé bezplatně vyzkoušet.

Zjednodušeně lze říci, že oznamovatelem je osoba, která je vůči zaměstnavateli v postavení zaměstnance nebo v obdobném pracovněprávním vztahu. Oznamovatel podává oznámení obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo, nebo by mohlo dojít.

Jak název společnosti napovídá, Lexnova s.r.o. vznikla jako firma specializující se na novou legislativu. Velmi brzy k právní specializaci přidali taky IT.

„Jako ryby ve vodě se pak cítíme, když můžeme tyto dvě věcí kombinovat, jako tomu bylo například právě v oblasti ochrany oznamovatelů, nebo nyní, kdy se věnujeme oblasti kybernetické bezpečnosti v podobě evropské směrnice NIS2,“ říká jednatel společnosti Robert Pecka.

Jednatel společnosti Lexnova

Robert Pecka, jednatel společnosti Lexnova

Zdroj: Lexnova s.r.o., publikováno se souhlasem

Jak zaměstnavatelé přistoupili k zavádění opatření vyplývajících z nové legislativy o ochraně oznamovatelů?

Musím říct, že Češi obecně přistupují k novým právním povinnostem zodpovědně a jinak tomu nebylo ani v tomto případě. Na první pohled to však nemusí být zřejmé, protože máme ve zvyku nové věci zlehčovat a často je i trochu zesměšňovat. Určitě v tom ale hraje roli to, že jsme jednali se společnostmi, které zaměstnávají 50 a více zaměstnanců, a nejsou to tedy už úplně malé subjekty.

Klíčovou postavou celého systému ochrany oznamovatelů je příslušná osoba. Kdo nejčastěji tuto roli ve společnostech vykonává a jaká je náplň této role?

Příslušná osoba hraje v systému oznamování zásadní roli. Aplikace je pouze nástrojem, který jí pomáhá přijímat a spravovat oznámení, ale skutečná odpovědnost a komplexnost celého procesu spočívá právě na této osobě. Příslušná osoba zastává hned tři klíčové role. Nejprve se musí ujmout role právníka. Na začátku totiž posuzuje, zda oznámení odpovídá zákonným požadavkům a interním pravidlům organizace. Zákonodárce tuto fázi příslušným osobám zkomplikoval, protože oznamovatelé mohou hlásit i podezření na přestupky, za které hrozí pokuta 100 tisíc korun a výše. Příslušná osoba proto musí přesně identifikovat, o jaký přestupek se jedná, a zjistit, jaká sankce je s ním spojena, což vyžaduje jisté odborné znalosti. Ve druhé fázi se příslušná osoba stává detektivem. Jejím úkolem je prověřit, zda jsou skutečnosti uvedené v oznámení pravdivé a zda se události odehrály tak, jak byly popsány. Nakonec příslušná osoba přebírá roli manažera. Na základě svých zjištění poskytuje vedení organizace doporučení, jakým způsobem změnit procesy nebo nastavení, aby se podobné situace v budoucnu neopakovaly. Zásadním pravidlem však zůstává, že příslušná osoba nesmí nikdy odhalit totožnost oznamovatele!

V praxi existují tři hlavní způsoby, jak společnosti zajišťují výkon role příslušné osoby. První možností je, že povinný subjekt si tuto roli zajistí interně prostřednictvím vlastních zaměstnanců. Tento přístup je vhodný zejména pro organizace, které mají dostatečné kapacity a odborné znalosti, aby se s touto odpovědností vypořádaly samostatně.

Druhou variantou je kompletní outsourcing. V tomto případě se společnost rozhodne svěřit veškerou agendu příslušné osoby externímu poskytovateli, který zajistí vše potřebné – od příjmu oznámení až po jejich odborné vyhodnocení.

Nejčastější volbou, kterou preferuje přibližně 90 % našich klientů, je kombinovaný model. V rámci tohoto přístupu si klient určí jednoho ze svých zaměstnanců jako příslušnou osobu, která má znalost interního prostředí a specifik organizace. Druhou příslušnou osobou se pak stáváme my, kdy poskytujeme odborné právní znalosti a podporu. Tento model umožňuje efektivní spolupráci, která spojuje znalost prostředí klienta s naší odborností.

Zaměstnavatelé měli velkou obavu se značným nárůstem administrativy, stalo se tak?

V rámci našeho řešení implementace trvá přibližně jednu hodinu, přičemž veškeré dokumenty připravujeme klientovi na míru, nejedná se tedy o žádný náročný proces, který by zaměstnavatele odrazoval.

Když se mě klient zeptá, kolik oznámení může očekávat ve středně velké společnosti, mnohdy počítají s odpovědí, že se bude jednat o deset oznámení měsíčně. V praxi však, pokud by jich bylo deset za rok, šlo by o vysoké číslo. Vždy jim vysvětluji, že je důležité si představit, jak by to vypadalo, kdyby každý den přicházelo oznámení o nějakém závažném problému, například o krádeži ve firmě. To by ve výsledku znamenalo, že bychom se nacházeli v prostředí, kde se mezi námi, na ulici pohybují samí zloději. Pokud by tomu tak bylo, tak ani vedení společnosti by rozhodně nebylo efektivní, protože by to znamenalo, že firma je rozkrádána pod jejich rukama. Ve skutečnosti se pohybujeme v řádu jednotek oznámení ročně. Tento počet není nijak alarmující a určitě není důvod k obavám. Je to spíše ukazatel, že organizace má dobře nastavený systém a že problémů, které by vyžadovaly zásah, je skutečně jen několik.

Co všechno museli zaměstnavatelé splnit?

Pokud bych to měl popsat jako recept, zaměstnavatel nejprve musí připravit interní předpis, ve kterém popíše způsoby oznamování, tedy jakým způsobem mohou zaměstnanci podávat oznámení. Dále je potřeba zajistit technické zajištění oznamovacího systému, například prostřednictvím aplikace Oznam.to, která umožňuje bezpečné a efektivní podání oznámení. Následně je nutné seznámit zaměstnance s těmito zásadami, aby věděli, jak správně používat systém. A nakonec je třeba určit příslušnou osobu, která bude celý oznamovací systém spravovat, zajišťovat jeho správný chod a vyhodnocovat přijatá oznámení.

Jakých oblastí se oznámení nejčastěji týkají?

Nejčastěji se setkáváme s oznámeními, která se týkají pracovněprávních vztahů, což je logické, protože právě na pracovištích lidé nejčastěji řeší různé problémy a podmínky. Kromě toho jsou ostatní oblasti rovnoměrně zastoupené, přičemž podezření ze spáchání trestného činu tvoří opravdu minimální část. Rád bych také zmínil, že se občas objeví oznámení týkající se ochrany osobních údajů, tedy známého GDPR. Lidé si dnes opravdu začínají více chránit své osobní údaje, což je v dnešní digitální době rozhodně krok správným směrem.

Ve filmech často vidíme scénky z pracovního prostředí, kde mezi kolegy probíhá flirtování, někdy i letmé doteky, což může být vnímáno různě – někdy jako vítané, jindy jako sexuální obtěžování. Jak je to ale ve skutečnosti? Ve skutečnosti je počet oznámení, která obsahují sexuální podtext, skutečně minimální.

Do jaké míry mají zaměstnanci povědomí o tom, že tyto interní systémy u zaměstnavatele existují?

Osobně si myslím, že zaměstnanci o ochraně oznamovatelů povědomí mají. Usuzuji to z toho, že oznámení chodí a ta, která k nám přicházejí, se většinou potvrzují jako oprávněná, tedy zaměstnanci ani systém nezneužívají. Lidé mají v podvědomí, že takový systém ve firmě existuje, ale protože ho běžně nevyužívají, často mu nevěnují pozornost. Jak jsem již zmínil, počet oznámení není příliš vysoký. Naše společnost doporučuje informovat zaměstnance o ochraně oznamovatelů alespoň jednou ročně – to je podle nás ideální frekvence, která zajišťuje, že si zaměstnanci tuto možnost stále udržují v paměti, aniž by to přetěžovalo nebo narušovalo pracovní systém.

Lze podat oznámení také anonymně?

V rámci legislativního procesu se objevil i požadavek na přijímání anonymních oznámení. Nakonec však tento požadavek neprošel legislativním procesem a příjem anonymních oznámení je na dobrovolné bázi. Osobně si myslím, že takto to je to nastaveno správné, protože se eliminuje možnost zneužívání oznamovacího systému.

Proces vyřízení oznámení - zákon o ochraně oznamovatelů

Zdroj: Lexnova s.r.o.

Jak mohou postupovat zaměstnanci firem, pro které oznamovací systém není povinný?

Na základě zkušeností s implementací ochrany oznamovatelů u zaměstnavatelů s 50 a více zaměstnanci si myslím, že by se tato hranice měla posunout na zaměstnavatele s 25 zaměstnanci a více, jak bylo původně navrženo v první verzi zákona o ochraně oznamovatelů. Zkušenosti ukazují, že implementace tohoto systému není administrativně náročná, a navíc může pomoci odlehčit orgánům státní správy, které jsou často adresáty oznámení, jež by mohla efektivněji filtrovat příslušná osoba v rámci oznamovacího systému. Tím by se zajistilo, že relevantní oznámení se dostanou na správná místa, zatímco ta méně závažná či neopodstatněná by se vyřešila již na úrovni zaměstnavatele.

Kromě specializovaných orgánů se mohou oznamovatelé obrátit na tzv. externí oznamovací systém, který zřídilo Ministerstvo spravedlnosti, které pro tyto účely využívá náš systém Oznam.to. Již jsme hovořili o tom, že povinné subjekty musí zřídit tzv. interní oznamovací systém, ale zákon také zohledňuje situaci, kdy povinný subjekt tento systém nezřídí, nebo pokud má oznamovatel podezření, že jeho oznámení nebude řádně prověřeno. Tento externí systém je veřejně dostupný na stránkách ministerstva, a mohou ho tak využít všichni, i když jim primárně není určen.

Jak stát vymáhá dodržování této legislativy?

Hned začátkem ledna loňského roku jsme zaznamenali kontroly dodržování ochrany oznamovatelů ze strany oblastních inspektorátů práce. Rádi bychom se pochlubili, že kontroly, které probíhaly u našich klientů, neodhalily žádné nedostatky. Nemůžeme však posoudit, jak přísně orgány státní správy přistupují k trestání případných pochybení, protože v tomto směru jsme nemáme žádné konkrétní zkušenosti.

Kolik oznámení za měsíc zpracujete? Jak dlouho trvá vyřízení takového oznámení?

Jedná se o nižší desítky oznámení měsíčně, což je samozřejmě dáno tím, že náš systém Oznam.to patří mezi dva nejvyužívanější, kdy klientům nabízíme i roli příslušné osoby. Vzhledem k tomu, že lidé opravdu využívají systém k tomu, k čemu je určen, tak ohlašují spíše závažnější nebo složitější případy. Základní lhůta 30 dní pro vyřešení oznámení se může zdát dlouhá, ale v praxi to tak není, pokud chcete skutečně prověřit všechny okolnosti a zároveň postupujete opatrně, abyste neporušili ochranu totožnosti oznamovatele. Zajímavé je, že některé členské státy EU se rozhodly nastavit tuto lhůtu rovnou na 90 dní. U nás je však lhůta 30denní, které je možné prodloužit až dvakrát, čímž se dostáváme také na 90 dní.

Máte nějaké zajímavé oznámení, které jste řešil a o kterém můžete promluvit?

Z jedné vzdělávací instituce přišlo oznámení, že jeden z pedagogů má obavy o ochranu svých osobních údajů. Při prověřování bylo zjištěno, že nezletilý student se během krátké přestávky naboural do školního systému, kde si upravil známky na samé jedničky. Když odborníci z IT oddělení zjistili, jakým způsobem k tomu došlo, sami byli překvapeni, že něco takového je vůbec možné. Jak říkali paní ředitelce, bylo by to na nějaké ocenění, ale samozřejmě student tím porušil školní řád a byl potrestán drobným kázeňským postihem. Naštěstí však žádné osobní údaje neunikly a student se k nim ani nedostal.