Paušální náhrada nákladů za práci na home office v roce 2025 vzrostla. U někoho se bude i danit

Možnosti stanovení náhrady nákladů při výkonu práce na dálku, které poskytuje zaměstnavatel, jsou blíže rozvedeny v § 190a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

Dozvíte se:

• Je povinnost zaměstnavatele poskytovat náhradu nákladů za práci na dálku?
• Jakým způsobem se stanoví výše náhrady nákladů při práci na home office?
• Paušální náhrada nákladů se zvyšuje
• Může se výše paušální náhrady změnit i v průběhu roku?
• Musí se náhrada nákladů při práci na dálku nějak danit?

Je povinnost zaměstnavatele poskytovat náhradu nákladů za práci na dálku?

Povinností to není za předpokladu, že si spolu obě smluvní strany, tedy zaměstnavatel i zaměstnanec, ujednaly, že náhrada nákladů při práci na dálku zaměstnanci nepřísluší. Takové ujednání musí být sjednáno předem a zvlášť. Nepostačí tedy ustanovení zavést do kolektivní smlouvy, je nutné zhotovit individuální dohodu, kterou podpisem stvrdí obě smluvní strany.

Čtěte také: Celní správa získává významné pravomoci, kdy musíte hlásit, že převážíte hotovost?

Jakým způsobem se stanoví výše náhrady nákladů při práci na home office?

Existují hned dva zákonné způsoby, které lze využít:

• hrazení nákladů formou paušální částky,
• hrazení nákladů, které zaměstnanci při práci na dálku vznikly.

U druhé varianty je však nutné, aby zaměstnanec zaměstnavateli výdaje, ke kterým došlo v souvislosti s home office, prokázal doložením účtenek, faktur apod. 

„Pokud nejsou náklady vzniklé v souvislosti s výkonem práce na dálku na základě písemného ujednání (smlouva se zaměstnancem, kolektivní smlouva) nebo vnitřního předpisu hrazeny zaměstnavatelem paušální částkou a ani není se zaměstnancem písemně ujednáno, že náhrady nákladů nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší, pak zaměstnanci náleží náhrady nákladů tehdy, pokud je zaměstnanec zaměstnavateli prokázal. Není tedy nutné tento nárok uvádět v pracovní smlouvě, kolektivní smlouvě anebo jej určovat vnitřním předpisem,“ doplňuje Jan Augusta z České správy sociálního zabezpečení. Zákoník práce podle něj neobsahuje výčet nákladů, které mohou zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce na dálku vzniknout.

„Je na samotném zaměstnanci, aby tyto náklady označil a posléze prokázal, že je v souvislosti s výkonem práce na dálku vynaložil. Demonstrativním způsobem lze za možné náklady označit náklady spočívající třeba ve využití jiného místa k výkonu práce, tedy ve spotřebě zemního plynu, elektřiny, pevných paliv či dodávek tepla (dálkové vytápění). Dále se může jednat o náklady spočívající v zajištění komunikačních prostředků pro výkon práce na dálku, tedy např. náklady na připojení k internetu a další telekomunikační služby (mobilní tarif). K dalším nákladům patří papír či inkoust do tiskárny.“

Paušální náhrada nákladů se zvyšuje

Právě kvůli nutnosti dokládat vynaložené náklady při práci z domu je pro mnohé snazší dohodnout se raději na poskytnutí paušální náhrady nákladů. Pro rok 2024 částka činila 4,60 Kč. Platí tedy ještě pořád pro prosincovou výplatu, která chodí na účet v lednu.

Od 1. ledna 2025 se paušální částka náhrady nákladů při práci na dálku zvyšuje na 4,80 Kč za každou započatou hodinu práce. Toto navýšení zaměstnanci nejdříve pocítí v lednové výplatě, která chodí na účet v únoru.

Ministerstvo práce a sociálních věcí stanovuje každoročně částku vyhláškou a při výpočtu vychází z údajů Českého statistického úřadu o spotřebě domácností upraveného pro model práce na dálku. Částka je určena pro jednu dospělou osobu a za jednu hodinu. Mezi průměrné náklady poté můžeme zařadit např. spotřebu plynu, elektřiny, pevných paliv, dodávek tepla, ale také centralizované poskytování teplé vody anebo dodávky vody z vodovodů a vodáren. Patří sem ještě i odvádění odpadních vod, jejich odvoz, čištění jímek a svoz komunálního odpadu.

Čtěte také: Od jakého příjmu na DPP musíte odvádět pojistné? Platí se za 11 500 Kč, nebo 11 501 Kč?

Může se výše paušální náhrady změnit i v průběhu roku?

I když se částka stanovuje zpravidla vždy k 1. lednu daného roku, MPSV ji může změnit i kdykoliv v jeho průběhu. To ale jen pokud došlo ke zvýšení nebo snížení údajů zveřejněných ČSÚ, a to o nejméně 20 % v porovnání s poslední stanovenou výši paušální částky.

Jak fungují inteligentní daňové šablony od business.center.cz

Zdroj: YouTube/Podnikatel.cz

Musí se náhrada nákladů při práci na dálku nějak danit?

Náhrada nákladů, které vznikly při práci na home office, je zcela odlišným plněním než poskytování mzdy, platu nebo odměny z dohody. To tedy znamená, že se z vyplacené náhrady výdajů neodvádí sociální ani zdravotní pojištění. Do výše paušální částky pak peníze nejsou ani předmětem daně z příjmů fyzických osob.

Pokud by však zaměstnavatel poskytl částku vyšší, než je stanovený limit, z částky nad tento limit by už podléhala dani, ale i pojistným odvodům. Z daňového pohledu jsou tedy poskytnuté peníze nad hranici považovány už za příjem zaměstnance.

Důležité je vědět, že zdanění nad limit platí, jen pokud zaměstnavatel poskytuje paušální částku náhrady, nikoliv pokud hradí prokazatelné náklady.

Čtěte také: Podat přiznání k dani z nemovitých věcí musíte do 31. ledna 2025

Vypočítejte si výši čisté mzdy na naší kalkulačce