Elektronický oběh dokumentů (nejen) zvyšuje produktivitu práce

Určitě ano. Situace není zdaleka tak růžová. Když přijdete na mnohé úřady nebo třeba do nemocnice a dokonce i do některých  firem, uvidíte chodit po chodbách sem a tam lidi s papíry v rukou. Situace jako vystřižená ze Zákonů profesora Parkinsona. Tady všude je prostor pro zlepšení a tedy i pro příslušnou propagaci.
Skutečnost, že elektronický oběh dokumentů, o němž chci především hovořit, dosud  není využíván většinou úřadů, celkem nepřekvapí. Zarážející však je, že existují i firmy, které o něm zatím ani neuvažují. Výrazně lepší situace je v oblasti běžné osobní komunikace – e-mail dnes už skutečně používá téměř každý. Ale zmíněný elektronický oběh dokumentů existuje dnes většinou jen ve firmách, které z podstaty své činnosti mají k procesům tohoto typu blízko.

Kde vidíte příčinu tohoto jevu?
Člověk je většinou konzervativní a nerad mění návyky. Papírování je prostě zažité.

Jak tedy argumentovat pro zavádění elektronického oběhu dokumentů?
Určitě nemá smysl přesvědčovat zaměstnance, že jde o výhodnosti pro ně. Pro zaměstnance každá změna samozřejmě znamená na nějakou dobu víc práce – nutnost naučit se něco nového. Argumenty musíme mířit na majitele a manažery. Pro firmy totiž zavedení elektronického oběhu dokumentů představuje přínos hned ve třech oblastech: zvýšení efektivity práce zaměstnanců, úsporu financí a lepší možnost kontroly.

Ve kterých oblastech činnosti ve firmě či jiném typu organizace lze elektronický oběh dokumentů využívat?
Existují dvě hlavní oblasti: první z nich je evidence předpisů, směrnic, ISO norem a dalších textů, které mohou být buď v režimu řízené dokumentace (= termínovaná platnost a evidování při změnách) nebo neřízené dokumentace (= dokumenty zůstávají stejné – používají se k informování nebo k archivaci).
Druhá jmenovaná oblast je v přímém vztahu k informačnímu systému společnosti a k prvotním dokladům, vstupujícím do účetnictví. Dá se říci, že spočívá ve spojení těchto dokladů s informačním systémem.  V praxi to může znamenat například to, že přijde-li do firmy faktura k zaplacení, je naskenována a obrázek pak připojen k formuláři faktury zadaném v systému, s nímž pak obíhá při schvalování. Taková elektronická podoba pak cestuje ve formě workflow k zaměstnancům, kteří mají na starosti příslušné úkony, jako je akceptace, schválení či zaúčtování.

Ve kterém typu firem se elektronický oběh dokumentů uplatní nejvíce nebo pro které to představuje největší výhodu?
Nejvýznamnější zlepšení ve všech oblastech, o nichž jsem již hovořil, zaznamenávají zejména společnosti, rozprostřené do více lokalit na větším území. Tedy jde-li o firmy, kde schvalovací procesy nebo činnosti, vykonávané s dokumenty, je nutné provádět na dálku. Zde je úspora času a tedy i financí zvláště patrná.

Vycházíte z nějakých konkrétních zkušeností?
Jeden z našich  zákazníků, významná firma v oblasti elektroenergetiky, s ročním obratem přes miliardu Kč a se zhruba 800 zaměstnanci, působí na dvaceti místech po celé ČR. V roce 2005   zavedla elektronický oběh dokumentů. Například faktur, žádanek, objednávek a podobně… Pro bližší představu objemu: během jednoho roku v této firmě schvalují zhruba 15.000 faktur došlých. Počet zaměstnanců, kteří se na tomto procesu mohou podílet, je více než 150 ze všech míst, kde má firma své provozy. Po roce management společnosti vyhodnotil čas, který uběhne od obdržení FD, přes její akceptaci a schválení, až k zaúčtování. Došel k zajímavým číslům. Proces, který původně trval průměrně 10 dnů, byl nyní, po zavedení elektronického oběhu dokumentů, hotov v průměru za 5,6 dne.
Přitom je tento proces závislý i na lidech, kteří pracují v provozu a nejsou tedy stále u svého počítače. Pokud by tedy u některého dokumentu zvlášť záleželo na rychlosti, lze jej, při využití elektronického oběhu, zkrátit ještě víc. Například zaúčtování faktury je bez problémů proveditelné do jednoho pracovního dne.
Z těchto čísel je zřejmé, že došlo k velmi významnému zvýšení produktivity při administračních činnostech.
Z téže společnosti mohu uvést ještě jeden, poněkud odlišný příklad. Jde o proces schvalování žádanek na materiál.  Průměrná doba od pořízení žádanky k jejímu schválení se snížila z průměrných tří dnů na dva. Zde tedy zrychlení procesu není tak markantní, jako u oběhu faktur. Z ročního vyhodnocení však vyplynuly jiné zajímavé aspekty. Vedení společnosti nyní dokáže sledovat dobu schvalování v jednotlivých lokalitách. Při tom se zjistilo, že zatímco v jednom provozu je žádanka schválena do jednoho a půl dne, na jiném místě jsou na totéž potřeba čtyři dny. Management tak pochopil, že ve firmě jsou  velké rezervy v práci některých zaměstnanců a díky elektronickému oběhu dokumentů byl také schopen přijmout opatření pro zlepšení tohoto stavu.

Pokud management některé firmy, přes všechny výhody, o nichž jsme již mluvili, odmítá zavést elektronický oběh dokumentů, jaké může mít důvody?
I manažeři mohou být velmi konzervativní a nechce se jim měnit způsob práce ve firmě zaběhlý. Argumentem pro změnu jsou však peníze, přesněji úspory finančních prostředků. Zejména u firem, které jsou rozprostřeny na více místech jsou náklady na klasickou korespondenci nesrovnatelně vyšší, než pokud použijí korespondenci elektronickou. Pokud sečteme veškeré úspory, které provázejí elektronický oběh dokumentů oproti oběhu  dokumentů v papírové formě, může firma v rozsahu zmíněné společnosti ročně ušetřit až statisíce korun.

Jaká je vaše vize budoucnosti v oblasti oběhu dokumentů v organizacích?
A co je v současnosti žhavým trendem v této oblasti?
Jsem přesvědčen, že elektronický oběh dokumentů bude ve firmách i v dalších organizacích zaváděn stále masivněji, neboť ony uvedené tři přínosy si dříve či později uvědomí většina manažerů. Předpokládám však, že v budoucnosti – a ne nijak příliš vzdálené – bude elektronický oběh dokumentů běžnou věcí nejen uvnitř firem, ale také mezi organizacemi navzájem. Žhavým trendem současné doby je například e-fakturace, na jejímž vývoji LCS spolupracuje s Ministerstvem informatiky ČR.

Hana Janišová
Spolupracovnice redakce