Software, přítel (účetního) člověka

Doba, kdy účetní ručně sečítal a odčítal pomocí papíru a tužky dlouhé sloupce čísel, je už dávno, dávno za námi. Dnes je pro každého, kdo se touto profesí zabývá, samozřejmostí software, jehož funkcionality pokrývají veškeré činnosti s účetnictvím související. Pokrok v oblasti IT však jde kupředu vskutku mílovými kroky, takže to, co před rokem či dvěma bylo možné považovat za vrchol techniky, už dnes zdaleka nepokrývá všechny potřeby a přání dam a pánů, zabývajících se účetnictvím. Co tedy patří k horkým novinkám, případně vlastněno je v této oblasti trendem? A co je třeba vědět, pokud si chceme správně vybrat?

Abychom si mohli na tuto otázku odpovědět, musíme vycházet z informací přímo od uživatelů účetních softwarů. Začněme hned u jedné z nejvíce oceňovaných funkcionalit, o níž by se ještě nedávno nikomu ani nesnilo. Jde o možnost oboustranné komunikace s klientem. V praxi to znamená, že software by měl například umožňovat pohodlné sehrávání dat od klientů účetní firmy, jako jsou např. vystavené faktury či pokladní doklady a další dokumenty, aby účetní nebyl nucen je znovu ručně zadávat. Software by mněl dále umožňovat elektronické posílání informací klientům ve formě sestav, přehledů apod. V ideálním případě pak může mít klient celý systém včetně účetnictví, nainstalován ve své firmě s možností online přístupu vybraným uživatelům (např. jeho účetní). V této variantě může vzdáleně přistupovat, prohlížet a pracovat odkudkoli přes internet, kontrolovat chod firmy, prohlížet výsledky práce svého účetního atd. Tomuto řešení se říká terminálový provoz.

Tento provoz používá ve svém software s názvem Helios Red například účetní firma Konto HK, s.r.o z Hradce Králové. Díky terminálovému provozu odpadá Kontu HK s.r.o. nutnost exportu a importu dat svých klientů, protože tyto činnosti její zákazníci mohou činit online přímo prostřednictvím serveru ve společnosti Konto HK s.r.o..
„Mohu říci, že od doby, kdy využíváme terminálový provoz, ušetříme spoustu svého času i času našich klientů,“ konstatuje paní Radka Fátorová, prokuristka společnosti Konto HK. „Rozhodně se však nedá říci, že bychom nyní měli více volného času. Práce se nějak vždycky stihne namnožit,“ dodává žertem.

Důležitá je také možnost získávání okamžitých informací o stavu účetnictví k vybranému datu, jak za celou firmu, tak za definované organizační jednotky, např. střediska nebo zakázky.

Nejde však jen o komunikaci mezi účetní firmou a klientem. Moderní účetní software by měl stejně tak umožňovat elektronickou komunikaci se státními institucemi a úřady. Touto cestou lze již nyní například podávat přiznání k DPH či hlášení pro Správu sociálního zabezpečení a podobně.

Stále nové tváře naší legislativy
Kvalitní účetní software, respektive jeho tvůrci, by samozřejmě měli také pružně reagovat na změny v legislativě, která se oblasti účetnictví velkou měrou dotýká. Prakticky neustále se objevují další a další změny, například v oblasti mezd či proplácení dovolených a mnohé další.
„Jen během letošního roku se legislativa, týkající se mezd, změnila třikrát,“ říká Radka Fátorová. „My jako účetní firma tedy po tvůrcích systému Helios Red pochopitelně požadujeme, aby tyto změny sledovali a aby veškeré odpovídající změny v jeho funkcionalitě byly připraveny nejpozději ke dni, kdy změny začne platit.“

Proto je velmi rozumné vybrat si software s takovým zázemím, které dokáže bez problémů na veškeré změny pružně reagovat. Tedy nikoli například „jednomužnou“ firmičku, kde obyčejná chřipka může zavinit vyřazení tvůrce softwaru z provozu přesně v ten nejméně vhodný okamžik. Obecně platí, že ne vždy je cenově nejvýhodnější program tou nejlepší volbou. Účetní firma je za svou práci zodpovědná svým zákazníkům a selhání softwaru v kritickém okamžiku může být fatální.

Umět splnit všechna přání
To, že je účetní systém schopen reagovat na změny v legislativě, by mělo být zcela běžné. Kvalitní software, přesněji řečeno jeho tvůrci, by měli být schopni neméně pružně reagovat i na připomínky a požadavky svých zákazníků – uživatelů systému.

„Častým požadavkem našich zákazníků byla před nějakou dobou například možnost vytváření vlastních sestav. Každý z jejich zákazníků má totiž přirozeně na účetní výstupy jiné požadavky. Zadali jsme tento požadavek našim vývojářům a systém byl rozšířen tak, aby tento požadavek dokázal bez problémů plnit,“ říká Jana Půrová, konzultantka systému Helios Red.

Tvorba vlastních sestav je dnes už samozřejmým požadavkem účetních, kteří je mohou využívat i ve formě grafů. Standardní vlastností systému má být však také možnost exportovat data i do dalších programů, jako jsou word, excel, pdf či xml, podle potřeb a zvyků uživatele.

Jistě lze říci, že účetní firma by ve vlastním zájmu měla hledat takový software, který je možné nastavovat podle potřeb jejich jednotlivých klientů. Pak je možné vést v jednom systému účetnictví různých typů organizací, různé velikosti a oborového zaměření.

Jak najít toho pravého
Co tedy vlastně hledají dnešní účetní firmy na trhu podnikového software?
Dejme slovo senior obchodníkovi Helios Red, Valdemaru Střelkovi, který má s požadavky svých zákazníků - účetních firem - bohaté zkušenosti. „Ve stručnosti se dá říci, že dnešní účetní firmy hledají relativně jednoduchý software, který nejen umožňuje do hloubky sledovat a plnit potřeby jejich zákazníků, ale současně je hardwarově nenáročný a účetní firmu zbytečně finančně nezatíží,“ říká Střelka a dodává: „Ovšem ačkoli tento požadavek má velká část účetních firem, existují i výjimky. Jedna naše zákaznice, jejímž koníčkem je IT, je se svým hardwarem vždy o krok napřed. A to nejen před ostatními účetními firmami, ale i před námi, IT firmou. To ale rozhodně není moc obvyklé.“
Jinak řečeno: účetní systém by měl bez problémů běžet na všech počítačích, které jsou v dané době běžně na trhu a nemá vyžadovat příliš časté inovace „hardwarového parku“.

Závěrem mi dovolte dvě užitečné rady. První: Pokud jste právě nyní v situaci, kdy si pro sebe či svou společnost vybíráte účetní software, nedívejte se jen na své současné potřeby. Myslete směrem do budoucna. Zvolte si takový systém, který nabízí víc možností, než kolik jich aktuálně potřebujete. Zkušenost praví, že firma vždy dřív, než se nadějete, „doroste“ možnosti systému, který se v okamžiku svého pořízení zdá vyhovující. Nekupujte tedy systém, jehož hranice naplníte již na počátku. Za rok byste pravděpodobně museli hledat software nový.

A druhá rada: na výběru softwaru se mají podílet lidé, kteří s ním budou přímo pracovat, tedy i účetní, nikoli pouze majitelé firmy. Současně by se však tito lidé měli při jeho posuzování dokázat oprostit od zažitých mantinelů svých původních programů. A vždy platí, že nový program by měl umět vše, co program starý, ale ještě leccos navíc.

Hana Janišová