Řízení rizika podvodů přináší i v době recese úspory

Možná není tato kritika zcela na místě, protože většina firem vůbec neví, proč by se měla podvody zabývat a že se jejich riziko dá řídit. Změnilo by postoj jejich vedení zjištění, že průměrná výše přímých finančních ztrát běžné firmy dosahuje až 5 % ročního obratu (zdroj: Report to the Nations 2012, ACFE)? Kromě finančních ztrát mohou být firmy vystaveny také poškození své reputace, obchodního jména, odchodu klíčových zákazníků i nejlepších zaměstnanců.

Co může pomoci

V prvé řadě je to změna přístupu vedení a vlastníků firmy. Vedení si musí uvědomit, že žádné firmě se nepodaří podvody úplně odstranit. Stejně tak nikdy nebude mít k dispozici dostatečně velký rozpočet, aby mohlo zavést dokonalý kontrolní a preventivní systém. Proto musí jednat velmi rozvážně a důkladně si promyslet, do jakých opatření bude investovat a co tím získá.

Vedení firmy má k dispozici celou řadu nástrojů a postupů, které lze použít k minimalizování výskytu podvodů. Se kterými však začít a jak je správně aplikovat? Stejně jako před každou bitvou, i v boji proti nekalému jednání je nejdůležitější nejprve poznat terén – najít ve firmě slabá místa a podvodná schémata, která firmě nejvíce škodí.

Tento proces identifikace a vyhodnocení rizik podvodů pomůže vedení zjistit, kde se s největší pravděpodobností bude ve firmě podvádět, jaký může být dopad těchto podvodů a která schémata mohou nejčastěji nastat. Na jeho základě pak dokáže sestavit plán a zvolit nejúčinnější postupy na jejich odhalování a vyšetřování. Vytvoří si mapu rizik, ze které zjistí, kde jsou slabá místa kontrolního systému a na základě toho pak může navrhnout a zavést preventivní opatření na jejich odstranění.

Které oblasti jsou nejohroženější

Každá společnost má svá slabá místa. Obecně se dá říci, že nejohroženější jsou oblasti, kde do firmy přicházejí a kde z ní odcházejí peněžní prostředky a majetek. K nejnáchylnějším k výskytu podvodů proto patří obchod, nákup, zásobování a skladování. Jen pro informaci – obchodní oddělení jako nejslabší místo uvedla v již zmiňovaném průzkumu více než polovina respondentů! Nejčastěji se objevují fakturační podvody, zpronevěra majetku, střety zájmů a manipulace při výběrovém řízení.

Jak rizika identifikovat

Vezměme si příklad z praxe – nejmenovaná výrobní společnost zjistila, že jí skokově vzrostl objem neuhrazených pohledávek po splatnosti. Po bližším šetření odhalila, že její obchodní manažer vytvořil síť fiktivních odběratelů, přes které si vylepšoval hospodářské výsledky svého střediska a inkasoval vysoké bonusy z prodeje. Vedení jen těžce neslo skutečnost, že tento dlouholetý a respektovaný obchodník si vůbec dovolil takové jednání. Ihned se proto rozhodlo prověřit účinnost svého kontrolního a prevenčního systému, aby k podobným jednáním v budoucnu nedocházelo.

V prvním kroku zmapovalo aktuální situaci, zjistilo, jaké podvody firmě hrozí, na kterém středisku se mohou vyskytovat a jaká je jejich pravděpodobnost výskytu. Následně si vybralo dvacet nejvýznamnějších podvodných schémat a otestovalo, zda je kontrolní systém schopen tyto podvody odhalit. K velkému překvapení však zjistilo, že většinu z podvodů by nebyl jejich systém vůbec schopen odhalit, ani jim zamezit. Proto se firma zaměřila na zjištění konkrétních slabých míst a navrhla takové nástroje a kontroly, aby svůj rozpočet na prevenci využila co nejlépe – například důkladně prověřovat reputaci obchodních partnerů, možné propojení mezi nimi a zaměstnanci, obchodní transakce a hledat nestandardní příznaky. Teprve poté začala ve větší míře zachytávat pokusy o podvodné jednání. A protože vedení vědělo co s nimi dělat, vcelku efektivně tyto pokusy prošetřilo a vyvodilo z nich konkrétní zodpovědnost.

Závěr

Denně se dozvídáme z médií o podvodech a jejich dopadech na hospodaření firem. Málokterá z nich však v této oblasti vidí kromě ztrát i potenciál ke zlepšení svého hospodaření. Pokud by se jim ale podařilo eliminovat riziko výskytu podvodů a zamezit zmiňovaným průměrným ztrátám ve výši 5 % z ročního obratu, projevilo by se to přímo v jejich finančních výsledcích. České a slovenské firmy by ale musely postupně změnit svůj přístup a přejít od řešení následků podvodů, k jejich aktivní prevenci a zamezení jejich výskytu. I malý rozpočet totiž dokáže zachránit společnosti významné prostředky ohrožené podvody, třeba i v řádech milionů korun.

Autor článku Ján Lalka je Managing Director ve společnosti Surveilligence