Jak napsat e-mail jako profík – krátký, ale prospěšný tutoriál

...každodenně odpovím přibližně na 30 e-mailů. Oni odpovědí na stovky. Jsou zahlceni elektronickou poštou! Proto se jí učí zvládat efektivně a filtrovat nedůležité informace. Pokud si mám získat jejich pozornost, musím napsat e-mail správný způsobem. Vám se to hodí taky. Ať už někoho žádáte o práci, o stáž, o prodloužení deadlinu, o cokoliv – musíte vědět, jak si o to říct. Připravte se na krátký tutoriál.

Jak e-mail vnímá manažer

Můj pracovní e-mail momentálně ukazuje 20 nevyřízených zpráv.
Tři z toho jsou spamy, čtyři informace od manažerů, které potřebuji znát, ale nemusím je řešit teď hned, tři jsou upozornění na diskuzi na blogu, další tři konverzace s našimi zákazníky, kterým z dobré vůle pomáhám s jejich webovými stránkami. Zbytek e-mailů se týká právě rozjetého projektu, chodí automaticky i kolegyni, která je vyřídí.
K této analýze mi stačilo 5 vteřin.

Předmět je klíč

Předmět a jméno, to jsou pro manažery dva nejdůležitější indikátory.
Jméno: Markéta K. Předmět: Pondělní porada.
Půl vteřiny a vím, že se jedná o zápis z pondělního setkání s mým šéfem a že na něj není potřeba reagovat.
Když mi na e-mail přijde neznámý kontakt AndílekX, nejspíše e-mail rovnou označím za spam.
Podobně zprávu s předmětem Návrh pravděpodobně přeskočím s tím, že se k ní dostanu, až budu mít čas. Což nemusí být nikdy.
Oproti tomu, když uvidím předmět Společnost Monsters – Návrh možné spolupráce, vycítím v něm potenciál a budu mu věnovat pozornost.
Předmět musí být krátký, konkrétní a musí vystihovat podstatu e-mailu.

Sumář:

• Zařiďte si serózní e-mail, který se skládá z vašeho jména a příjmení, případně nějaké vhodné variace.


• Vždycky přemýšlejte nad předmětem. Mělo by ho tvořit maximálně 7 slov, jimiž musíte vystihnout hlavní podstatu e-mailu.

Tělo zprávy

Tělo zprávy si můžeme rozdělit na několik částí:
Oslovení
Představení
Hlavní část
Rozloučení a podpis
Projdeme si je postupně.

Oslovení

Vždycky oslovujte. Oslovení funguje na podprahové úrovni a předem stanovuje, na jaké úrovni se povede konverzace.
Je-li to jenom trochu možné, e-mail adresuji konkrétní osobě – např. PR manažerovi firmy. Snažím se vyhýbat kontaktním formulářům, které jsou obvykle zahlceny „odpadními“ zprávami a snižují moji šanci na to, že mi firma odpoví.
Pokud píšu konkrétní osobě, dělám si krátký průzkum. Díky sociálním sítím často o lidech zjistím tolik, až by je polil ledový pot. Jak je ta osoba stará? Co vystudovala? Má titul? Na základě těchto informací se rozhodnu, jak familiérně k ní mohu přistupovat.
Nejradši oslovuji člověka křestním jménem. „Dobrý den, Pavle.“ Umožňuje to vést konverzaci na přátelské úrovni. Dovolím si to ale jenom i speciální skupiny lidí, konkrétně u copywriterů, o kterých vím, že jsou na to zvyklí, případně u lidí, s nimiž konverzuji delší dobu. Jak poznám, že si to můžu dovolit? Diskuze je přátelská a protějšek používá větší množství emotikonů neboli smajlíků.
Na emoticony bacha! Neříkám, že je nejde používat, ale nemělo by jich být nadměrné množství a nikdy by se neměly objevit v prvním e-mailu.
Nerad oslovuji lidi tituly – raději volím obligátní „pane Vondráčku“. Na druhou stranu, použitím titulu nikdy nic nezkazíte. Pohladíte jím lidské ego. Musíte ale umět titul správně používat!
A když už jsme u toho – čeština skloňuje a to i lidská jména. Takže nepište „Pěkný den, pane Vondráček“, ale „Pěkný den, pane Vondráčku“!
Z firemní komunikace je zažité oslovování „Vážený pane/ Vážená paní“. Ze zásady se tomu vyhýbám. Kdykoliv dostanu podobný dopis, mám pocit, že mluvím s robotem. Budoucnost patří osobní komunikaci. Buďte osobní (ale ne familiérní)!

Sumář:

• Snažte se zprávu adresovat konkrétní osobě a ne firmě


• Pozor na používání emotikonů


• Skloňujte jména


• Buďte osobní

Představení

Použijte maximálně 2 věty k tomu, abyste představili sami sebe a důvod, proč člověku píšete.

Hlavní část

Podrobněji rozepište, co potřebujete. Čím kratčeji popsáno, tím lépe. Můžete-li použít odrážky, udělejte to. Příjemce zprávu snáze zpracuje. Snažte se vyhýbat dlouhým zprávám. Pokud jsou nezbytné, nejprve se člověku představte a poproste ho, aby si vás vyslechnul. Teprve když se vám ozve zpátky, tak mu posílejte podrobnou zprávu. Pokud je komplexní a dlouhá zprávu nevyhnutelná, přidejte na její konec dovětek, v němž sumarizujete ty nejdůležitější informace.

Rozloučení a podpis

Dejte člověku najevo, že od něj očekáváte odpověď – např. „Těším se na Vaši odpověď.“
Neodpoví vám ani do týdne? Máte plné právo napsat mu znovu a zdvořile se poptat, jestli vaši zprávu dostal a co si o ní myslí.
Opět žádná reakce? Tak ještě třetí e-mail. V 90 % dostanete odpověď už na druhý. Psát čtvrtý e-mail už většinou nemá smysl.
Součástí podpisu by měl být i kontakt na vás: e-mail a telefonní číslo. Máte-li oficiální funkci, přidejte ji. Provozujete-li internetové stránky, přidejte na ně odkaz. Pokud s vámi bude chtít druhá strana komunikovat, s největší pravděpodobností si i ona udělá malý průzkum.

Několik obecných pouček při psaní e-mailů

• Mluvíte li s jedním člověkem na zdvořilé úrovni, je lepší používat oslovení Vy. Dejte si ale pozor, velikost písmene musíte důsledně dodržovat.

• Odkazujete-li na něco, přidejte k textu i odkaz (nejlépe ve zkrácené formě, použijte zkracovače jako Bitly či Goo.gl). Pokud po člověku něco chcete, nikdy po něm nevyžadujte aktivitu navíc. Všechno mu naservírujte až pod nos.

• Pravopis. Hlídejte si ho jako zásnubní prsten! V případě nejistoty se poraďte s jazykovou příručkou.

• Formátování textů (ztučňování atd.) usnadňuje čtení. Ne všichni ale používají programy, které HTML formátování podporují. U kratších e-mailů se mu pokuste vyhnout.

• Mezi odstavce vkládejte prázdný řádek. E-mail se pak lépe čte. Prázdný řádek nemusí být mezi rozloučením a podpisem.

• Nepoužívejte CAPS LOCK. Působí to bezmála vulgárně, čtenář může mít pocit, že na něj křičíte.

• Buďte struční a nic neokřávejte! Lidé na to nemají čas. Čím kratší e-mail, tím větší šance, že bude přečten a vyřízen.

• Buďte unikátní. Jestli dokážete najít způsob, jak vystoupit z průměru, protějšek si vás spíše zapamatuje. Já používám hyper-šťastné oslovení: „Krásné dobré ráno.“

• Máte pocit, že jsem něco nezmínil? Napište to do diskuze pod článkem. Díky za vaše tipy!